Referat fra generalforsamlingen afholdt den 09. juni 2020

Referat fra generalforsamlingen afholdt den 09. juni 2021 på Løvdalsskolen, Helsingør.

Til stede:

Kenneth N, Rasmus S, Mads V, Rasmus O, Rasmus G, Søren M, Peter T, Roald T, Steen J, Per K, Lars H, Lars DK, Finn S, Niels F, Troels N, Poul H, Betina B

DAGSORDEN

1. Valg af dirigent.
2. Formandens beretning.
3. Fremlæggelse af regnskab og budget for det kommende regnskabsår.
4. Behandling af indkomne forslag.
   4.a Behandling af forslag til ændrede vedtægter
5. Fastsættelse af kontingent for den kommende sæson.
6. Valg af bestyrelse i henhold til § 6.
7. Valg af 1 bestyrelsessuppleant.
8. Valg af 1 revisor og 1 revisorsuppleant.
9. Eventuelt.

Punkt 1 – Valg af dirigent og referent

Formanden byder velkommen til generalforsamling nummer 65 for Helsingør Bordtennis Klub.

Poul Hansen vælges som dirigent og Betina Bechersdahl som referent. Dirigenten konstaterer, at generalforsamlingen er indkaldt rettidigt. Det bemærkes dog, at 60+ gruppen tilsyneladende har modtaget dagsordenen pr mail 6 dage senere end den officielle publicering på hjemmesiden. Dirigenten gør også opmærksom på, at vedtægtsændringer skal fremgå som selvstændigt punkt på dagsorden.

Beslutning: Det besluttes at indsætte vedtægtsændringer som et selvstændigt punkt på dagsorden – punkt 4a. Der er herefter ingen indvendinger fra de fremmødte til dagsordenen og generalforsamlingen er beslutningsdygtig med 17 stemmeberettigede deltagere.

Punkt 2 – Formandens beretning

Peter T oplyser, at formandens beretning forinden generalforsamlingen er udsendt pr mail til klubbens medlemmer og ligger desuden på klubbens hjemmeside www.helsingorbordtennis.dk.

Som beskrevet i beretningen, så ønsker Peter T, at bruge tiden på generalforsamlingen til en meget vigtig debat om, hvad det er for klub, vi vil have i fremtiden. Der har været flere tydelige tegn på, at klubben på nogle områder har nogle store udfordringer, som kan være ødelæggende for en sund klub, hvis vi ikke får styr på dem.  Peter indleder hermed til en god debat omkring følgende udfordringer

• Der er for få voksne hænder
• Der er brug for flere aktive i klubledelsen
• Fremmøde på faste træningsdage
• Det sociale liv i klubben

Spørgsmål og bemærkninger fra de fremmødte

Betina B spørger ind til, hvilke konkrete opgaver, der mangler ”voksne hænder til”, udover ungdomstræningen, som har været et kendt problem gennem længere tid.  Debatten drejer dog hurtig ind på ungdomstræningen. Søren beskriver de frustrationer, han oplever ved at være en af de få, som står for ungdomstræningen.   Lars H spørger til forældreindsatsen, og om det kunne være en mulighed at få flere forældre til at bidrage med trænergerningen? Lars DK opstiller to muligheder 1) Vi kan ændre vores klubprofil til primært at være for senior og 60+ eller 2) Vi kan vælge at fortsætte med at have et tilbud for børn og unge ved at hente trænere udefra. Søren M er enig i, at det er nødvendigt at diskutere vores prioritering. Søren M gør samtidig opmærksom på, at vi har været oppe på 60 ungdomsspillere, og derfor er det tydeligt, at der er en stor interesse fra børn og unge. Lars DK spørger til erfaringer med at forsøge fastholdelse af unge spillere som vedvarende medlemmer. Der er herefter en diskussion omkring tendenserne i dansk bordtennis, og generelt synes det svært at fastholde de unge mennesker, men at flere kommer tilbage til sporten senere i livet. Peter T nævnte eksempler på flere nuværende senior spillere i klubben, som har haft pause på 10, 20, 30 år.  Steen J mener, det er særligt vigtigt at kunne tilbyde god træning til unge nybegyndere, og det er tydeligt, at netop nybegyndertræningen bliver prioriteret højt i andre klubber. Steen J nævner eksempler på andre klubber, hvor trænerne til nybegyndere har været på trænerkursus og selv er meget dygtige spillere. Steen J mener ikke, at der er god nok kvalitet i den nybegyndertræning, som Helsingør tilbyder lige nu, og dette er særligt grundet de mange forskellige og skiftende trænere.  Steen mener også, at nybegyndertræningen ligger på et rigtig dårligt tidspunkt, nemlig fredag eftermiddag. Det er dårligt for både spillerne og for trænerne. Lars DK synes, at det er en opgave for trænergruppen at drøfte sammensætning af træningstiderne.

Peter T bringer diskussionen ind på seniortræningen om torsdagen. Her efterspørges også en bedre struktur for træning. Det har været en stor succes med stort fremmøde, de gange Steen har arrangeret fællestræning for gruppen, men der må meget gerne være andre end Steen, som står for træningen.  Betina B mener, at det må være de voksne spilleres eget ansvar at tage initiativ. Betina B mener, at torsdagsgruppen selv bør kunne foreslå såvel tekniske øvelser som sociale ”legeøvelser”, ligesom det bliver gjort om mandagen.  Lars DK foreslår en slags gæstetræner ordning.  Steen J mener, at hvis man ikke arrangerer noget, så går det udover stemningen og den sociale oplevelse ved at komme i klubben – så står alle bare og træner med den samme.  Finn S mener også, at det er meget vigtigt, at der er én, som styrer træningen, selv hos de voksne.

Peter T afrunder diskussionen med at konstatere, at der først og fremmest skal findes en løsning til ungdomstræningen, så de kan få en god oplevelse i klubben. Det er også vigtigt med træning til de voksne, for hvis Steen ikke er der, så sker der ikke noget. Det er en bestyrelsesopgave at finde konkrete løsninger. Lars DK synes, at vi skal give en stor ros til de dygtige ungdomsspillere, som har hjulpet med træningen – og forsamlingen er enige herom. Niels F synes, det vil være en god ide at få synliggjort de opgaver, der mangler ”voksne hænder til”.

Beslutning: Formandens beretning vedtages enstemmigt af forsamlingen.

Punkt 3 – Fremlæggelse af regnskab og budget for det kommende regnskabsår

Troels N (kasserer) uddeler samt præsenterer regnskab for sæson 2020-2021 og budget for sæson 2021-2022. Troels indleder præsentationen med at beskrive regnskabet som ”lidt sparsomt” grundet et år, der har været præget af mange Covid-19 restriktioner.  Det er værd at bemærke, at kontingentindtægter er noget højere end tidligere. Endvidere skal man være opmærksom på, at tilskud fra kommunen omfatter to år, idet sidste års tilskud først blev udbetalt efter afslutning af regnskabet. Troels orienterer endvidere om, at regnskabet nu omfatter udgifter til husleje, efter en flerårig periode, hvor vi har været fritaget for husleje.  I forhold til budgettet forklarer Troels N, at det budgetterede underskud skyldes en forventning om højere licens- og kontingentudgifter til BTDK. Herudover er der budgetterede flere udgifter til træneropgaverne.

Spørgsmål og bemærkninger fra de fremmødte

Peter fortæller, at det næsten udelukkende er Helsingør Bordtennis, som gør brug af lokalet, og at vi derfor har mange træningsmuligheder. Kommunen har en gang imellem råderet over lokalet til sociale udsatte, og ellers har firmaidrætten brugsret over lokalet tirsdag aften.

Lars H spørger til omkostninger for MobilePay, og Troels konstaterer, at det figurerer under bankgebyr.  Lars H mener, at sodavandsregnskabet indikerer et svind på over 50%.

Niels F spørger ind til budgetterede kontingentindtægter og Troels forklarer, at det beror på en forudsætning om uændret antal medlemskaber.

Beslutning: Regnskab og budget godkendes. Den kommende bestyrelse vil gennemgå regnskabet for sodavandsordningen og beslutte nødvendige tiltag.

Punkt 4 – Behandling af indkomne forslag

Betina motiverer forslag omkring kompensation på vegne af bestyrelsen. Bestyrelsen foreslår, at der ikke ydes ”Corona kompensation” til medlemmerne, men at hele overskuddet fra indeværende år overføres til udvikling og støtte for Helsingør Bordtennis Klubs fremtidige virke.

Beslutning: Forslaget godkendes enstemmigt af forsamlingen.

Punkt 4a – Behandling af ændringsforslag til vedtægter

Peter gennemgik forslag til ændring af vedtægter for Helsingørs Bordtennis Klub. Forsamlingen har en del diskussion omkring § 05 stk. 3, som er et forslag om, at budget ikke skal være på dagsorden til den ordinære generalforsamling.  Begrundelsen for forslaget er, at tidspunktet for generalforsamlingen ikke er ideelt for budgetudarbejdelse, idet der er bedre kendskab til flere af budgetposterne i august måned, eksempelvis antal medlemmer og antal turneringshold. Niels F mener, at det er meget usædvanligt at undlade at præsentere et budget ved generalforsamlingen. Rasmus O indskyder, at generalforsamlingen blot kan forvente et budget, som er lavet ud fra bedste evne og de kendte forudsætninger på budgettidspunktet.

På baggrund af diskussionen beslutter bestyrelsen at trække forslaget vedr. § 05 stk. 3. Budgettet vil fremadrettet blive præsenteret med fokus på de opstillede forudsætninger.

Beslutning: Ændringer til § 01, 02, 06, 08, 13 vedtages enstemmigt af generalforsamlingen. Ændringer til § 05 stk. 2 vedtages ligeledes enstemmig.  

Punkt 5 – Fastsættelse af kontingent for den kommende sæson.

Der er ingen forslag til kontingentændring

Beslutning: Uændret kontingent for den kommende sæson vedtages.

Punkt 6 – Valg af bestyrelse i henhold til § 6.

På valg til bestyrelsen er: Troels N, Betina B, Steen J og Lars DK.  Troels modtager ikke genvalg, og der er således brug for et nyt bestyrelsesmedlem. Niels F meddeler sit kandidatur, og vælges herefter enstemmigt af forsamlingen.

Beslutning:  Syv bestyrelsesmedlemmer vælges i henhold til de nye vedtægter. Niels F, Betina B, Steen J, Lars DK, Roald T, Søren M og Peter T.

Punkt 7 – Valg af 1 bestyrelsessuppleant

Kenneth meddeler sit kandidatur som suppleant.

Beslutning: Kenneth bliver enstemmigt valgt for en 1-årig periode.

Punkt 8 – Valg af 1 revisor og 1 revisorsuppleant

Peter Kallermann har meddelt, at han gerne modtager genvalg som revisor. Rasmus Guldberg meddeler, at han også gerne modtager genvalg som revisorsuppleant.

Beslutning: Revisor Peter Kallermann og revisorsuppleant Rasmus Guldberg bliver begge enstemmigt genvalgt for en 1-årig periode.

Punkt 9 – Eventuelt

Roald fremlægger takketale til Troels, som har været medlem i bestyrelsen siden 2. april 2014. Troels har ydet en stor indsats for klubben, og har som kasserer skullet sætte sig ind i mange vigtige regler og forhold, bl.a. tilskud fra kommunen, spillerlicens, holdturneringer mv.  Troels er heldigvis fortsat meget aktiv i klubben, idet han fortsætter som talsmand for 60+’erne.

Poul H takker generalforsamlingen for et godt møde og erklærer mødet for hævet.