Bestyrelse og arbejdsgrupper
Bestyrelsen, sæsonen 2024/2025
- afventer konstituering
Bestyrelsen afholder konstituerende møde i juni umiddelbart efter generalforsamlingen, jvf. vedtægter. Herudover afholdes 4 møder i sæsonen, fortrinsvis tirsdag i ulige uger. Møderne planlægges efter klubbens årshjul i august, oktober, februar og maj samt møder efter behov.
I klubbens ledelse og driftfunktion indgår også følgende :
- Bestyrer af materiale og lokale
- Sekretariatsfunktion
- Turneringsleder
Beskrivelse af arbejdsopgaverne
Opdateret 17.06.2024
| Gruppe / ansvarlige | Opgaver |
| Bestyrelsen | Konstituerer sig ved 1. møde efter generalforsamlingen.
Har det overordnede ansvar for klubbens drift og sætter rammerne for sæsonens aktiviteter Afholder minimum 4 bestyrelsesmøder i sæsonen. Indkalder og arrangerer Generalforsamling. |
| Formanden
|
Har den primære kontakt med BTDK, DIF, DGI
Har løbende kontakt til kommunen Har løbende kontakt med medlemmer I praksis vil formanden uddelegere til sekretariat funktionen samt lokale-/materialeansvarlig (f.eks. på spørgsmål omkring rengøring |
| Kassereren
|
Obligatoriske opgaver:
Kontering af bilag, ugentlig Bogføring m/afstemning, ugentlig Betalinger, ugentlig Budget årligt Regnskab Å-t-d Regnskab til revision, juni Medlems til/afgang, løbende Vedligehold medlems- register m/persondata Kontingentbetalinger August/september Sodavandsskab kontanttømning Ad hoc CFR Medlemsindberetning, januar Tilskudsregnskab til kommunen, marts Sponsorfakturering/opkrævning, årligt Tilskudsregnskab til kommunen, marts Registrering af tilsagn fra SparNord Fonden (MixMatch) Kontakt med bank og kommune Løbende Kontakt med BTDK, DIF, DGI, løbende Kontakt med medlemmer, løbende |
| Lokale og materialer
|
Har kontakt til kommunen om problemer med varme/kulde/udsugning, manglende lys og om andre dele af lokalet.
Udfører ”viceværtfunktioner”, herunder oprydning i skabe og depot og glemte ting og sager. Sørger for diverse indkøb |
| Sekretariats funktion
|
Støtter bestyrelsen med sekretariat opgaver (ad hoc-opgaver)
Udsender indbydelsen til sæsonstarten i samarbejde med formanden. Styrer udlevering og opdatering af oversigt for brikker/nøgler samt kontakt til kommunen om brikkerne. Hjælper med at sikre løbende nyheds kommunikation på hjemmeside og facebook sider
|
| Ungdomsgruppen
|
Fastlægger trænerstruktur og bemanding
Fremsætter forslag til trænerbudget og aflønning Har forældrekontakt (løbende) |
| Turneringsgruppen
|
Er ansvarlig for holdtilmelding, holdudtagelser og turneringsledelse og retningslinjer for det at spille på hold.
Arrangerer klubmesterskaber og ranglisteturnering. Koordinerer med sekretariatsfunktionen |
| 60+ gruppen
(Niels)
|
Har ansvaret for driften af 60+erne på alle niveauer. |
| Sociale arrangementer og medlemspleje
|
Ved sæsonstart afklares klubbens tilbud til senior træninger, herunder tilbud til torsdagsholdet – nye spillere under serie 2 niveau.
Kan eventuel koordinere klubture og ture til eksterne bordtennisarrangementer/-stævner. Men som udgangspunkt skal medlemmer selv tage ansvar for herfor.
Kan eventuel stå for at arrangere hyggearrangementer udenfor klubben, eks minigolf, stegt flæsk hos Allan og hvad fantasien ellers kan finde på samt arrangementer, som kan skabe gode relationer mellem de forskellige spillergrupper i klubben (eksempelvis sandpapirs turnering) |
| MixMATCH
|
Initierer planlægning for årets MixMACTH
Nedsætter projektgruppe og uddelegerer ansvar og opgaver
|
| Diverse opgaver | Vand og øl – indkøb og administration (Lars Hansen)
Hjemmeside og Facebooksider Pressekontakt Sponsorer – ansvarlig for sponsor kontakt (Niels) |