Privatlivspolitik for Helsingør Bordtennis Klub
Privatlivspolitik for Helsingør Bordtennis Klub
Seneste ajourføring: 05-07-2024
I forbindelse med dit medlemskab (alle former for medlemskab) eller dit virke for Helsingør Bordtennis Klub behandler vi en række oplysninger om dig. Efter EU-Persondataforordningens artikel 13 skal vi give dig en række oplysninger om, hvordan vi behandler dine data.
Vi har derfor udfærdiget denne privatlivspolitik, hvor du kan læse nærmere om behandlingen af dine data, når du er medlem af eller virker for Helsingør Bordtennis Klub.
Det er vigtigt for os at understrege, at vi alene behandler dine oplysninger til brug for dit medlemskab af Helsingør Bordtennis Klub eller i forbindelse med dit virke for klubben. Vi videresælger aldrig oplysninger om vores medlemmer eller øvrige der virker for klubben, ligesom vi ikke udleverer dine data til andre end beskrevet i denne privatlivspolitik.
Helsingør Bordtennis Klub er dataansvarlig
Helsingør Bordtennis Klub er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi har modtaget fra dig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen. Helsingør Bordtennis Klub kan kontaktes her: Helsingør Bordtennis Klub, Løvdalsvej 9, 3000 Helsingør. CVR-nr.:29956405, mail: formand.hbtk@hotmail.com
Formålet med behandlingen af dine personoplysninger, herunder retsgrundlaget
Formålet med behandlingen af dine personoplysninger er et medlemskab eller et virke for klubben. Det kan være som frivillig hjælper eller træner i Helsingør Bordtennis Klub. Dine oplysninger behandles således for at kunne håndtere dig som medlem eller håndtere dit virke for Helsingør Bordtennis Klub, hvilket omfatter:
– orientering om Helsingør Bordtennis Klubs aktiviteter i klubben og eksempelvis i nyhedsbreve, på hjemmesiden og i sociale medier
– håndtering af adgang til spil i turnering og stævner
– turneringsplanlægning og -afvikling
– håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne
– opfyldelse af medlemsforpligtelser, herunder opkrævning og betaling af kontingent
– afholdelse af sociale arrangementer og sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
– brug af situationsbilleder taget i og omkring bordtennisaktiviteter og sociale arrangementer både i dagligdagen og under turneringer, registrering og offentliggørelse af klubmestre og andre hædersbevisninger på hjemmeside og i klubben
– udsendelse af spørgeskemaer/tilfredshedsundersøgelser om dit medlemskab i klubben
– opbevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
– oplysninger om forældrene til børn og unge under 18 år af hensyn til kontaktmuligheder
– hvis du som frivillig indtræder i Helsingør Bordtennis Klubs bestyrelse, eller i et udvalg kan dine kontaktinformationer i form af navn, mail, telefon og billede blive delt med klubbens medlemmer på hjemmeside, i kommunikationen til medlemmer, i klubbens lokaler og andre steder, hvor det er relevant at oplyse, hvordan klubbens medlemmer kan kontakte dig
– administration af eventuelt fremtidige ansattes løn-, skatte-, pensions- og forsikringsforhold mv.
Retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger følger af EU-Persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (b), idet de behandles for at kunne opfylde den kontrakt (aftale), der er mellem dig og klubben om et medlemskab eller andet virke i Helsingør Bordtennis Klub.
Retsgrundlaget for behandlingen af dit CPR-nummer til brug for indhentelse af børneattest følger af Databeskyttelseslovens kapitel 3, jf. Børneattestloven § 2, stk. 1.
Retsgrundlaget for behandling af CPR-nummer på gavegivere følger af Databeskyttelseslovens kapitel 3, idet SKAT kræver gavegivers CPR-nummer oplyst, for at gavegiver kan opnå skattefrihed.
Kategorier af personoplysninger
Vi behandler personoplysninger på:
– Medlemmer og øvrige i forbindelse med deres virke for Helsingør Bordtennis Klub: omfattende både børn og unge under 18 år og voksne. Som udgangspunkt behandler vi alene ”almindelige personoplysninger” i form af registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse samt bordtennisrelevante oplysninger som eventuel tidligere klub og ratingtal. For det tilfælde, at du deltager i foreningens arbejde som frivillig, og i den forbindelse har med unge at gøre, er vi forpligtet til at indhente børneattest på dig. I sådant tilfælde vil vi også behandle dit CPR-nr. til brug for indhentelse af børneattesten, ligesom vi vil behandle den modtagne børneattest.
– Gæster og deltagere i arrangementer afholdt af Helsingør Bordtennis Klub: Vi behandler alene ”almindelige personoplysninger” i form af registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, e-mailadresse, telefonnummer samt bordtennisrelevante oplysninger som ratingtal.
Eventuelt ansatte: Vi behandler alene ”almindelige personoplysninger” i form af kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, telefonnummer, fødselsdato, CPR-nr., e-mailadresse samt bank- og skatteoplysninger.
Deling af dine persondata
Vi videregiver personoplysninger til følgende modtagere:
– Kommune og andre offentlige myndigheder
– Betalingsservice med henblik på betalingsformidling
– Andre medlemmer i klubben
– Journalister, der dækker turneringer
– Bank
– Politiet, når vi indhenter børneattester
– Rådgivere som advokater og revisorer m.v.
– Dansk Bordtennis Union (DBTU) og Østdanmarks Bordtennis Union (ØBTU), DGI, PARASPORT, som er specialforbund under Danmarks Idrætsforbund (DIF) til varetagelse af bordtennissportens interesser og udvikling.
Overførsel af persondata til modtagere i tredjelande
Vi overfører ikke dine personoplysninger til lande uden for EU/EØS.
Hvor får vi dine personoplysninger fra?
Personoplysningerne, behandlet af Helsingør Bordtennis Klub, indhentes alene hos dig eller den værge, som har meldt dig ind. Bordtennisrelateret information som fx ratingtal hentes fra Bordtennisportalen.
Opbevaring af dine personoplysninger
Vi opbevarer dine personoplysninger så længe, du er medlem hos os, og i op til 2 år efter kalenderåret for din udmeldelse af praktiske og administrative hensyn. Såfremt vi måtte have et tilgodehavende hos dig, eller lovkrav om at opbevare længere, vil vi dog opbevare dine data, så længe det er relevant i forhold til disse regler/formål.
Dine rettigheder
Du har efter EU-Persondataforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.
– Ret til at se oplysninger (indsigtsret). Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.
– Ret til berigtigelse (rettelse). Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.
– Ret til sletning. I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
– Ret til begrænsning af behandling. Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
– Ret til indsigelse. Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.
– Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet). Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.
Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.
Klage til Datatilsynet
Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.
Revidering af privatlivspolitikken
Vi opdaterer denne privatlivspolitik, hvis der sker ændringer i den måde, som vi behandler dine persondata på. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores hjemmeside, og vil også blive sendt ud til orientering til alle medlemmer.