Bestyrelsesmøde tirsdag den 11. oktober 2022

Bestyrelsesmøde tirsdag den 11. oktober 2022 kl. 19:00

Deltagere: Betina Bechersdahl, Søren Mathiasen, Nels Furu, Peter Tranto, Lars Hansen
Afbud fra: Steen Jørgensen,

Dagsorden og referat

1)  Status Medlemsskaber       

Bestyrelsen havde en konstruktiv diskussion omkring klubbens aktuelle situation på medlemskaber:

  • Hvilke tiltag er nødvendige?
  • Hvad kan vi gøre på den korte bane og lange bane?
60+ afdelingen:

Vi ser en ”positiv” udfordring med mange medlemmer, og flere trofaste spillere, som kommer til træning hver gang.   Udfordringen består i, at der ikke er plads til flere nye medlemmer på de nuværende træningsdage.

Tiltag for 60+’er: Niels vil tage initiativ til at arrangere torsdagstræning og udpege en nøgleansvarlig.

Ungdomsafdelingen:

Vi ser en åbenlys krise, idet ungdomsafdelingen ikke rigtig er kommet i gang ovenpå ”corona-sæsonerne”.  Antallet er spillere er kommet langt under ”kritisk masse”, dvs. for store udsving i styrkeniveau gør det vanskeligt at arrangere fornuftig træning, og dermed også en udfordring at tiltrække og fastholde spillere (nogen er allerede flyttet til andre klubber). Inden corona var klubben op på 50 ungdomsspillere fordelt på 4 hold.  Redningsaktion skal sættes ind nu, og bestyrelsen er villige til at afsætte et større beløb til træningsudgifter.

Tiltag for ungdomsspillere:

1) Rekruttering af flere spillere ved at satse på stor markedsføringsindsats

2) Rekruttering af trænere udefra

Tiltag på den ”korte bane” –  indtil Jul:

Ad 1) Rekruttering af flere spillere ved at satse på stor markedsføringsindsats:

  • Betina laver en ”reklameflyver”, som Peter kan fordele rundt på de omkringliggende SFO’er (4.-6. klasser)
  • Søren kontakter skolerne for at tilbyde bordtennistræning i idrætsundervisningen (6.-9. klasser)
  • Betina undersøger muligheder for at ansøge DIF pulje om midler til professionel markedsføring.

Ad 2) Rekruttering af trænere udefra:

  • Vi skal sikre min. 1 fast træner og 1. hjælpetræner. Søren påtager sig opgaven frem til jul som den ene træner.
  • Betina undersøger muligheder for at få et trænersamarbejde med Espergærde.

Tiltag på den ”lange bane” – efter jul:

Ad 1) Rekruttering af flere spillere ved at satse på stor markedsføringsindsats

  • Professional hjælp til SoMe markedsføring
  • Undersøge muligheder for samarbejde med Espergærde for at få en ”fælles kritisk masse”.

Ad 2) Rekruttering af trænere udefra:

  • Vi skal have en træner/leder, som kan drive ungdomsafdelingen.
Senior afdelingen:

Det er en udfordring, men en nødvendig udfordring at opdele senior afdelingen i 2 grupper, da der er meget stor styrkeforskel mellem de 2 grupper.

Status ”Mandagsgruppen”:

Sæsonen er ikke kommet fornuftig i gang, og der ses en dalende interesse for rangliste og faste træningstidspunkter.  Ranglisten er reduceret fra 18 til 16, og alligevel ser vi, at det er svært at få fyldt pladserne op. Vi har 4 turneringshold dvs. ca. 20 turneringsspillere, og alligevel ser vi kun 6-7 trofaste senior spillere på de faste træningstidspunkter. Det er vigtigt, at vi er mange til den faste træning, da det bidrager til et godt sociale liv.

Status ”Torsdagsgruppen”:

Der er ingen faste spillere, og det er generelt svært for klubben at tiltrække og fastholde spillere på serie 3-4-5 niveau.

Tiltag for senior spillere:   

  • Vi skal skabe bedre betingelser for det sociale liv på mandagsholdet.  Vi skal ”prikke” lidt mere til dem, som aldrig kommer og træner. Steen og Betina skal prøve at lokke med noget sjovt, ala kongebord/kejserbord (det var en succes før corona).  Betina vil starte en dialog på facebook.
  • Vi skal sikre kritisk masse på torsdag holdet. Niels skal prøve at lokke flere 60+’er til at spille torsdag aften. Vi skal sikre, at der er altid, er spillere på torsdagsholdet så ingen kommer forgæves.

2) Økonomi

Økonomien er general sund i HBTK, og regnskabsresultatet fra MixMATCH stævnet er meget tilfredsstillende.

4) Opgave-Ansvarsfordeling

Dette punkt blev udskudt til næste møde

5) Medlemskategorier og vejledning

Bestyrelsen gennemgik de forskellige medlemsskabskategorier og fandt ikke anledning til at ændre i de generelle betingelser, som fremgår på hjemmesiden. Eventuelle generelle ændringsforslag til vedtægter vil blive diskuteret på et bestyrelsesmøde umiddelbart inden GF 2023.

Bestyrelsesgruppen diskuterede særlige medlemsaftaler, f.eks. passive medlemmer og delvis medlemskaber, og der var enighed om alle konkrete aftaler, der er indgået for denne sæson.   Herudover blev følgende besluttet:

1)  Ændring til tilskudsregler.  Der ydes fremadrettet tilskud til overnatning for DT Veteranspillere (max 300 kr pr nat). Turneringen spilles med 1 runde i Jylland, hvor 2 overnatninger er nødvendige.

2) Præcisering af regler for nøgleudlevering.

  • Man skal betale kontingent for at få udleveret en nøgle
  • Det skal tjene et formål for klubben, at medlemmet har en nøgle f.eks. ”at være nøgleansvarlig på torsdagsholdet” eller generelt bidrage til fællestræningsmuligheder.
  • Man skal være voksen eller ledsaget af en voksen.

6) MixMATCH evaluering

Vi havde i år flere nye opgaver, bl.a. som følge af, at vi ikke længere har et samarbejde med Dennis/Level.

  1. Vi skulle selv stå for boden
  2. Vi skulle selv stå for indkøb af præmier
  3. Vi skulle en løsning for køb af MixMATCH trøjer
  4. Vi skulle finde en ny leverandør af mad
  5. Festen skulle holdes i hallen – uden køkken, service, bestik mv.
  6. Vi skulle selv stå for baren

Bestyrelsens evaluering er dokumenteret i et skema MM2022-Evaluering.

7) Evt.

Ordningen med en gratis klubtrøje blev besluttet, som en slags kompensation for ”corona sæsonen”. Ordningen er nu ophørt, men vi har besluttet følgende:

  • De spillere, som betalte kontingent sidste år, kan stadig nå at få en gratis trøje. Vi skal opfordre alle vores turneringsspillere til at spille i den ny trøje.
  • Nye senior og ungdomsspillere, som betaler fuldt kontingent (hele året) kan få en gratis trøje.
  • Nye 60+’kan få en trøje til halv pris.