Bestyrelsesmøde Torsdagden 14. November 2024

REFERAT OG DAGSORDEN 14. NOVEMBER 2024  /  HBTK BESTYRELSESMØDE 

  1. Til stede: RG, RO, LGH, NF, TA, SM (delvis), suppleant KN
    Fraværende: SJ, (SM efter kl. 20:05, ved punkt 8) 
  2. Godkendelse af referat fra sidste gang?
    1. Godkendt
  3. Gennemgang af actions fra sidste møde (se referat) 
    1. Sker under møder løbende
  4. UNIOO – Olsen viser og fortæller 
    1. udskydes til næste gang
    2. Evt. lave en liste med kontaktpersoner, som kan lægges i UNIOO (kommunen, BTDK, etc.) 
  5. Ungdom, Senior, Motionist og 60+ “update” fra hhv. Steen, Lars, Søren og Niels. 
    1. Ungdom: SJ (LGH): 15 unger til træning i dag. Det er faktisk for mange. Vi bør stoppe for tilmelding. LGH/SJ finder ud af, om vi kan lade den stå åben, indtil efter jul, for at sikre at frafald ikke bliver en risiko. Hvis der bliver behov for at lukke for tilmelding, melder SJ/LGH til RG/RO, og de sørger for at få nyheden op på hjemmesiden.
    2. New Seniors: SM: Det går glimrende. 19-20 stykker. Kun få mangler at betale kontingent.
    3. Senior: Ranglisten kører fint. Reglerne på hjemmesiden skal opdateres. Opfølgning på manglende kontingent vil blive lavet af kasseren i november.
    4. 60+: NF: Det går godt, 89 medlemmer. Ingen plads til yderligere medlemmer. Folk er spredt godt ud over de forskellige ugedage. Masser af arrangementer i pipe-line. Julefrokost, etc. 25 kr. per tilmelding fra 60+ kassen, resten egenbetaling. Stor tilslutning.
    5. Generel enighed om, at både 60+, New Senior og Ungdom blomstrer i forhold til antal medlemmer, og dette bunder formentligt i gode indsatser fra de ansvarlige.
  6. Årshjul?
    1. Skydes til ”næste år”
  7. HBTK’s venner (sociale aktiviteter). Nyt omkring juleturnering eller andet?  
    1. Juleturnering arrangeres. TA har bolden, skriver et oplæg. Formand sender mailen til ”alle”.
    2. Alle andre kan byde ind på øvrige arrangementer hvis de har en idé, men ellers lader vi punktet ligge indtil der kommer nyt.
  8. Status omkring kommunen / støtte / seneste mødeaktivitet (GULV SAGEN) 
    1. Kommunen har meldt tilbage, og de har ingen planer om at gøre noget i 2024. I 2025 (inden sommerferien) vil de komme og lave et ”bygningssyn”. Det er meget usikkert hvad vi på nuværende tidspunkt kan forvente os fra dem.
    2. TA fremlægger referat af møde med gulvmand. Der er ikke noget at gøre. Vi skal betale den fulde pris.
    3. Vi laver en ansøgning til DGI/DIF i Q1 2025.
    4. Vi afventer kommunen for bygningssyn, og sørger for at gøre opmærksom på øvrige udfordringer. Skimmel, beskidt omklædning, kalk i badet, øvrigt.
    5. TA har dialog med kommunen (Helsingørs ejendomstekniker eller lignende) om at de ny-monterede rør eventuelt ikke er monteret korrekt. Vi afventer feedback fra kommunen. TA har bolden.
  9. Helsingør BTK Facebook-grupper, administrationsrettigheder OK?
    1. Helsingør Bordtennis (SIDEN) gøres der ikke mere ved. RO har administratorrettigheder.
    2. Helsingør Bordtennis Senior træning… er aktiv og bruges. SJ har administratorrettigheder.
    3. Helsingør Bordtennis Ungdomstræningshold… KN er administrator.
    4. Ingen ekstra actions i forhold til siderne for nu. Opstår der udfordringer, tager vi dem løbende.
  10. Nøgler til bestyrelsesskab, hvem har dem, og hvem må bruge dem?
    1. LGH har bolden. Listen han har overtaget, er ikke ajourført.
    2. LGH beretter at der er et stort arbejde i at skulle genskabe struktur.
    3. LGH får mandat til at styre brikker, skab2 og skab3 som han finder det nødvendigt. LGH skal få styr på hvem som har nøgle til skab1 (bestyrelsesskab) og til køleskab.
    4. Nøgleboksen på væggen indeholder nøgle til skab2 og skab3, samt brik. Det anbefales at sætte en snor/elastik i brikken, så den ikke forlader nøgleboksen. TA tager fat i PK, for at få det fixet.
  11. Sponsor. Har nogen opsøgt noget?
    1. Ikke noget nyt på denne front.
  12. Divisionsholdet trukket – hvad nu ?
    1. Holdet er trukket, og vi har modtaget bøden på 1.000 kroner. Der vil ikke komme yderligere omkostninger.
    2. Rasmus og Rasmus kommer til at styrke 2.holdet (Østserie) resten sæsonen. Forhåbentlig kommer det til at smitte en smule af på 3.holdet (Serie1).
  13. Ny kontoplan. Hvordan er den skruet sammen?
    1. RO præsenterer. Den tidligere kasserer er tilfreds.
    2. RG: Det er en væsentlig fordel at tallene er kommet i et økonomisystem.
  14. Eventuelt? ALT EFTER PKT 17 ER UNDER EVENTUELT:
  15. Referater skal op på ” http://helsingorbordtennis.dk/?page_id=38” ”Mødereferater”.
    1. Action: KN.
  16. Kontingent ved deltagelse til holdkampe ?
    1. Bred enighed om, at der er udfordringer ved nuværende regler / vedtægter, da de er formuleret før 60+ var så ”livlig” en afdeling.
    2. Hvad er ”konkurrence”, hvad er 60+, hvem må være med hvornår?
    3. Diskussionen bliver sparket til hjørne, og skal tages op igen inden næste generalforsamling, så vi kan komme med en samlet løsning.
  17. Gennemgang af hjemmesiden nødvendig. RO/RG har bolden sammen med Kenneth. Timing ikke bestemt.
    1. Mødereferater på rigtig plads
    2. Opdatering af kilometerpenge
    3. ”Bestyrelse”
    4. Adgangsbrik og nøgler.
    5. ….meget andet
  18. TA melder om beskidt kaffemaskine og kaffekrus. NF beretter om gamle håndklæder som flyder. Det aftales at der bør gøres noget for at få bedre ”hygiejne”. Ingen actions aftalt.
  19. TEST. Hver mand som læser dette referat, bedes gøre opmærksom på dette, ved at give sig til kende til en fra bestyrelsen.

XX. Fastsættelse af næste møde: Tirsdag 28. januar 2025 / NORDLYSVÆNGET 10