Bestyrelsesmøde Tirsdag 01. Januar 2025
BESTYRELSESMØDE 28. januar 2025
Velkommen
Til stede: RG, RO, LGH, NF, TA, SM, SJ,
Fraværende: KN (sup)
Medlemmer: RG, RO, LGH, NF, TA, SM, SJ, suppleant KN
1. Godkendelse af referat fra 14.11.2024
a. Alle OK
2. Referater på hjemmesiden
a. Det er hermed gjort. Ser det korrekt ud for alle?
i. Ser korrekt ud.
3. Status på kontingenter.
a. Alle som er startet fra start-sæson har betalt, nye medlemmer er i proces.
b. 60+: styr på alle
c. New Seniors: styr på alle
d. Senior: styr på alle
e. Ungdom: Næsten på plads.
4. UNIOO – Olsen viser og fortæller
a. Hvad kan det?
i. Fildeling. Action hvornår?
ii. Medlemskartotek. Skal skabes inden næste sæson.
iii. Kontingenter, hjælp til opkrævning, overblik etc.
5. Ungdom, Senior, Motionist og 60+ “update” fra hhv. Steen, Lars, Søren og Niels.
a. Ungdom: Været 14 til 12 pladser flere gange. Niveauet er stigende. Børnene kan mere og mere bordtennis selv. Søde unger. Vi kan desværre ikke have plads til flere lige nu. Torsdags-trænerplan undersøges af SJ. Giver besked til resten af bestyrelsen, når der er afklaring.
b. New seniors: Det kører bare, ikke så meget nyt siden sidst. Alle borde i brug på en ”normal” torsdag. 12-15 spillere.
c. Senior: Ikke så meget nyt. Det kører som det skal. Rangliste kører, holdturneringen kører.
d. 60+: Massser af aktiviteter, juleturnering, nytårsfrokost. Tur til Vejen er sandsynligvis midt i marts. På torsdag kommer der fire nye til prøvetræning. Mandag, onsdag, fredag er fuldt booket. Men måske lidt plads tirsdag og torsdag.
6. Robottens anvendelse og opbevaring
a. NF: vi er alle enige om at der skal passes på den.
b. Forslag: lav et trækasse, som tydeliggør at robotten ikke er ”skrald”.
c. TA får PK til at kigge på robotten, og se om elementerne er OK.
d. TA får mandat til at bruge ca. kr. 1.000,- til at finde en løsning.
i. Løsning skal inkludere skreven ”how to” instruktion.
ii. Løsning skal inkludere en ”senest benyttet af” seddel.
7. Stillingtagen til nye ungdomsmedlemmer
a. Vi får masser af nye ansøgninger. Kan vi gøre noget for at udvide kapaciteten, uden at trække mere på de to faste trænere?
b. Kæmpe velvilje i bestyrelsen for at finde en løsning, vi vil meget gerne være et tilbud for ungdomsspillere.
c. SM. Kan man lave et ”hold” som ikke får træning, men blot får åbnet op for hallen (venteliste-hold). Vi søger en som kan være ansvarlig for at åbne og lukke (uden træner-ansvar). NF spørger blandt 60+ om vi kan mobilisere nogle frivillige kræfter.
d. Kan man rykke eksisterende mandags-hold en halv time, og lægge prøve-holdet umiddelbart inden normal træning.
8. Juleturnering:
a. Den blev afholdt, via HEL initiativ (”offentligt” Facebook initiativ)
b. Det ville være super positivt at få mere aktivitet i klubben, gerne på tværs af aldersgrupper og hold.
c. LGH tager en snak med HEL om mulighed for at skabe en formel opsætning.
9. HBTK’s venner
a. Stadig aktuelt at sende mail ud? Påsketurnering? Andet?
b. Mailen er sat på ”standby”. Øvrige alternativer undersøges.
10. Kommunen
a. Action på gulvet? TA: Bag sofaen mangler noget gulv. Kommunen er bevidst om det. Det er OK at det ikke er prioriteret lige nu, da gulvet potentielt skal skiftes i relativt nær fremtid.
b. Der er IKKE skimmel nede ved endevæggen. Det er undersøgt flere gange. Kommune plus pedel har tilset og målt. Alt er ”under grænseværdier”.
i. SM tager ansvar for at give det et forsøg, at vaske dør og stolper rene.
c. Der er blevet kigget på skrue/samling af rør sammen med kommunen/ToKr.
d. Der var en bruser som ”løb” i dameomklædningen. Kommunen blev informeret. Vi er ikke blevet orienteret om en løsning, men den ”løber” ikke længere.
e. Vi har informeret kommunen om kalk i bruseren. Dette er ikke løst.
f. Temperaturen er lav for nogle. Action: SM tager termometer med ud og måler i klubben. Når vi har data, tager vi en action derefter. Action på næste møde.
11. Status omkring ”Gulvsagen”
a. TA: har modtaget opkald fra R fra SP.E. Han vil gerne have betaling. Han er indforstået med at han får det, når han har lagt den sidste skinne.
b. Ansøgning til DGI/DIF Q1. Der åbnes for ansøgning 1. februar.
12. Nøgler.
a. LGH arbejder videre med at få styr på det.
b. Jørgensen spørger efter Amalie og Julies nøgler.
13. Sponsor
a. NF: normalt fakturerer vi til marts. RO: OK.
b. SM foreslår om vi kan gøre noget med trøjesponsor.
c. RO anbefaler at skiltene giver en bedre ”værdi” begge veje.
d. SM har en mulighed for en håndværker.
e. NF foreslår en Helsingør sportsbutik?
14. Opdatering af hjemmesiden
a. Hvad er klaret?
i. ”Mødereferater”
ii. ”Tilskud”
iii. ”Bestyrelse”
iv. ”Adgangsbrik/nøgler”
v. Datoer til senior rangliste (overskrift skal dog ændres)
b. Hvad mangler?
i. ”Diverse opgaver” under bestyrelse
ii. Retningslinjer for ranglisten
iii. Småting omkring ”Rangliste menu”
iv. ”Velkommen til Sæsonen 2023/24” skal rettes.
v. Hvis nogen opdager mere, opfordres de til at gøre KN/RO/RG opmærksom på dette.
15. Beskidt kaffemaskine og rodede lokaler.
a. Bør vi gøre mere ”officielt”?
b. Bliv ved med at opfordre hinanden og opfordre folk til at rydde op efter sig.
c. Påminde folk når det opdages.
d. Gå forrest som et godt eksempel.
e. Skriv et opslag på Facebook om ”husk at rydde op” / RO tager teten.
16. Ungdomsspillernes fremtid / Søren
a. Udvalgte spillere fra ungdomsholdet, får lov til at træne med senior om mandagen. Vi vil gerne prioritere at ungdomsspillere får mulighed for at udvikle sig i vores klub.
b. Yderligere initiativer kan tages op senere hvis nogen har forslag.
17. Ændring af vedtægter
a. Niels har vedhæftet forslag – til diskussion.
b. Der er enighed om, at det godt kan give mening at ændre ordlyden i vedtægten ved kommende generalforsamling.
c. Økonomien omkring det, er ikke en del af denne tilkendegivelse.
d. Det bliver nødvendigt at have en diskussion om hvem som betaler hvad – det er ikke bestemt af denne vedtægt isoleret set.
e. Dette vil formentligt også medføre en diskussion om ”Hvem er 60+”, og øvrige afdelinger.
f. Nogle af disse diskussioner er der allerede taget hul på i dag, men vi bliver enige om at tage dem, når det bliver relevant i forhold til dagsordenen på et senere møde.
18. TEST. 0 personer har reageret på sidste mødes referat, hvor alle som læste referatet, blev bedt om at gøre opmærksom på dette 😊
19. AFTAL NY DATO – MANDAG DEN 24. MARTS KL. 19.05.
20. Eventuelt:
a. Kommunen havde bedt om et træningsforløb. SJ blev brændt af. Der kommer et nyt forløb i løbet af året, timing formentlig forår. SJ koordinerer datoer med NF.
Punkter til senere møder:
– Årshjul
– Tidspunkt for hjemmebanekampe til næste sæson.
– Kontingent ved deltagelse på hold? (60+)
– Kontingent ”opdeling” i løbet af året
– Sponsorpakker defineres/formuleres