BESTYRELSESMØDE 07. maj 2025

Til stede: RG, RO, LGH, NF, SM, TA, suppleant KN /// Fraværende: SJ

  1. Godkendelse af referat fra 24.03.2025
  2. Ungdom, Senior, Motionist og 60+ “update” fra hhv. Steen, Lars, Søren og Niels.
    1. Ungdom
      1. SJ ikke til stede
    2. New seniors:
      1. Alt går fint.
    3. Senior:
      1.  Der virker til at være gået sommerferie i den. Men det er nok meget normalt.
    4. 60+:
      1.  Alt går fint. Fortsat venteliste. Den bliver formentlig relevant pr. 1. august.
  3. Klubmesterskab (P26 fra sidst)
    1. 60+ mesterskab er afsluttet for i år for både ”B” (bedste 60+ i HBTK)  og ”C”. Både double og single er afholdt og vel overstået.
    2. 14. juni 2025 for senior, 2. juni for 40+ (Veteran).
      1. Præmierne skal købes og afregnes inden 31.05.2025, så de kan
        komme med i denne sæsons regnskabsår.
  4.  Venteliste hold – status? (P5+P22 fra sidste møde)
    1. To gange afholdt indtil videre. 4 børn første gang, 3 børn denne gang. 5
      ”unikke” børn.
    2. Der er ”fuld” 60+ trænerbemanding på 3 af de næste 4 gange.
  5.  Kommunen (P7 fra sidst).
    1. Afventer fortsat svar på byggesyn
    2. TA har sendt mail til Fritid/Udvalg. De er vendt tilbage. TA har fået et møde i stand mandag den 12. maj på Løvdalsvej.
  6.  Sponsor (P10 fra sidst)
    1. Alle sponsorere, foruden to, har betalt deres sponsorat.
  7.  Ungdoms KIDS MASTERS / TOP12 (P14 fra sidst)
    1. 12.-13. april. Hvordan gik det?
    2. Begge ungdomsspillere fik en god oplevelse, og fik en del sejre med hjem.
    3. Bestyrelsen er glad for at have støttet op om dette.
  8.  RG vil gerne have ordet: Status for budget for næste sæson
    1. Status for budget for næste sæson (ikke påbegyndt)
    2. Møde sat i kalenderen 2. juni, formand+kasserer
    3. NF; antal medlemmer og kontingent er vigtige forudsætninger at tage med i betragtning.
  9.  RG/RO vil gerne have ordet: Børneattester
    1. Bestyrelsen beslutter at kasserer+formand følger op på at indhente
      børneattester på undgomstrænerne LGH, SJ, SM.
    2. Kulturministeriet: ”Man behøver ikke en attest, hvis det er enkeltstående
      tilfælde eller over en kortvarig periode”.
  10.  RO vil have ordet: Regnskabsafslutning og aflevering af bilag
    1. Kassereren beder om at alle er opmærksomme på at få oplyst og afregnet omkostninger snarest muligt, for at årsregnskabet kan blive retvisende.
  11. LGH vil gerne have ordet:
    1. Ønsker at trappe ned for mængden af ansvar.
    2. Giver faklen videre, når det kommer til øl og vand (som han har stået for i 27år)
    3. Potentiel vedtægtsændring, paragraf 8+13 (P20 fra sidst)
    4. Bestyrelsen drøftede potentielle ændringer af paragraf 8+13, for at føre dem up to date.
    5. Paragraf 8:
      1. Nuværende formulering: […] hvis formål er socialt samvær for ældre, som ikke ønsker at deltage på et egentlig konkurrenceniveau
      2. Ovennævnte stykke erstattes med følgende formulering: […] hvis formål er motion, socialt samvær og konkurrencedeltagelse for dem der ønsker det.
    6. Paragraf 13:
      1. Nuværende formulering: […] Ved opløsning af klubben besluttes samtidigt, hvorledes eventuelle midler skal fordeles
      2.  Ovennævnte stykke erstattes med følgende formulering: […] Ved opløsning af klubben tilfalder alle klubbens nettoaktiver Bordtennis Danmark.
  12.  Kontingent og holddeltagelse (P21 fra sidst)
    1. Holdspillere i indeværende sæson?
      1. Der foretages ikke yderligere.
    2. Bestyrelsen foreslår følgende kontingentgrupper og kontingentsatser:
      1. Ungdom (1.080,-)
      2. Senior (1.500,-)
      3. Senior ”b-licens” (750,-)
      4. 60+ uden turnering (750,-)
      5. 60+ med Bat60 turnering (1.000,-)
      6. 60+ med seriebordtennis (1.500,-)
  13.  Regler for at tilmelde Veteranhold
    1. Hvem betaler holdet?
      1. HBTK dækker forholdsmæssigt med antallet af HBTK medlemmer i truppen – både deltagergebyr og transport.
      2.  Holdnavn er ikke af betydning i denne sammenhæng.
    2. Hvem betaler b-licensen?
      1. Den ”fremmede klubs” spiller betaler selv b-licens, egen del af
        holdgebyr, egen del af transport, osv.
  14.  Skal vi have et ekstra bestyrelsesmøde?
    1.  Tirsdag den 3. juni 2025 kl. 19.00.
    2.  Budgetgennemgang, forberedelse til GF, ?
  15. Generalforsamling 16. JUNI 2025 – KL. 19.00
    1.  Indkaldelse skal ske senest 25. maj
      1.  Foretages af formanden via mail
        1.  (60+ via Niels), hjemmeside, Facebook og mail til alle.
        2. Husk at inkludere dagsorden og forslag til vedtægtsændringer.
    2.  Bestyrelsens beretning.
      1.  Input sendes til formanden senest inden næste bestyrelsesmøde 3/6.
      2. Formanden konsoliderer inputtet.
    3. Regnskab og budget
      1. Præsenteres til bestyrelsen på næste møde, og til medlemmerne på generalforsamlingen.
    4. Hvem er på valg? Modtages genvalg?
      1. Søren M på valg – modtager genvalg
      2. Niels F på valg – modtager ikke genvalg
      3. Rasmus O på valg – modtager genvalg
    5.  Årets HBTK’er
      1. Aftales på næste møde
    6. Dirigent
      1.  Asger har sagt ja til rollen
    7. Referent
      1. Theis A har sagt ja til rollen
  16. Eventuelt:
    1. TA: PK skal nok se at få lavet ”den nye wire”
    2. TA: har medbragt ”nedtagelsesguide” til robotten, som han beder LGH op at sætte på kassen ved næstkommende lejlighed.

Punkter til senere møder:
– Årshjul
– Tidspunkt for hjemmebanekampe til næste sæson.
– Kontingent ”opdeling” i løbet af året
– Sponsorpakker defineres/formuleres. Trøjesponsor, etc.?
– Vedligeholdelse af hjemmesidekalender mm.
– Skrevne retningslinjer omkring brug af kode/nøgle/lokale.
– Unioo fildeling
– Juleturnering / øvrige turneringer
– Øl og vand – hvordan gør vi fremadrettet