Bestyrelsesmøde den 30. Juli 2024

Nyheder generelt

Bestyrelsesmøde 30-07-2024 

 

Attending: RG, RO, NF, LGH, SM, SJ, KN (suppleant). Missing: Theis A.  

  1. Godkendelse af referat fra mødet d. 26. juni 
  1. Alle siger OK 
  1. Økonomi, herunder ansøgning og støtte fra DGI/DIFs Foreningspulje og Helsingør Kommune, Status og follow-up 
  1. NF beretter: Ansøgninger sendt, DGI/DIF og Kommune. Lille komplikation med DGI puljen, man må ikke få støtte to gange i samme kalenderår. Men tidl. formand havde mundtlig dialog med dem, om at vi skulle søge den lille i første omgang, for senere at søge den store portion.  
  1. NF har videregivet ansvaret til enten TA, RG eller RO. De skal indbyrdes fordele. 
  1. Vi bør få svar efter 6 ugers behandlingstid (midt september). 
  1. Ingen action, vi afventer svar.  
  1. Planen er at pengene skal bruges til fase 2 af ”Projekt gulv”, i 2025.  

 

  1. Gulvet, status. Hvad indebærer fase 1 af projektet? Areal og økonomi.  
  1. Diskussion om ansvaret for fejl omkring gulvet. Der er intern forståelse i den nuværende bestyrelse om at ansvaret primært ligger hos den professionelle virksomhed (Sportsentreprise), samt personer som ikke længere er en del af klubbens ledelse. Derfor må vi håndtere situationen herfra.  
  1. Theis, samt Rasmus og Rasmus tager et møde, og tager kontakt til Sportsentreprise. Nuværende tilbud på 2 borde, matcher ikke tilbuddet på 70m2, og der skal findes en løsning. 
  1. Formanden skriver høfligt til kommunen inden mødet 5. august. Niels har delt kontaktoplysninger tidligere via mail.  

 

  1. Overdragelse af formands- og kassererposterne. Unioo. Status og actions. 
  1. RO har startet processen med UNIOO (Spar Nord). Alle er blevet inviteret til portalen nu.  
  1. Action: Til næste møde har RO gennemgået portalen, og vil til næste møde præsentere mulighederne. 
  1. RO og NF finder en dato for et møde for endelig overdragelse af Kasserer posten 

 

  1. Udsendelse af sæson-velkomstbrev. Se link for hvad der blev skrevet sidste år.
    ( http://helsingorbordtennis.dk/?page_id=11767 )  
  1. Action: RG tager teten. Deadline for at sende ud: 6. august. Deadline for at komme med input til formanden: 4. august. 
  1. Input: betal via bankoverførsel hvis muligt (det sparer klubben for penge). 
  1. ”Velkomst” lægges på hjemmesiden og Facebook.  
  1. NF sender til 60+ 
  1. SM sender til ”sit hold” / New Seniors. 

 

  1. Årshjul  
  1. Punktet udsættes til næste gang.  

 

  1. Motivu  
  1. Det har været virkelig effektivt for os til at hverve medlemmer. Men vi har nu den kritiske masse vi har behov for, og derfor bliver prisen for høj. Medmindre vi løber ind i problemer med medlemstal, vurderes det at vi ikke får brug for Motivu. 
  1. Vi vælger derfor at deaktivere vores konto, men med mulighed for at genaktivere senere, hvis der bliver behov for det. 
  1. Action: KN: ”ingen action, konto er automatisk deaktiveret og ingen forpligtelse om betaling eller lignende”.  

 

  1. Ukrainsk ungdomsspiller, beslutning om adgang til lokalet.  
  1. Prioritet at hun ikke bør opleve nogen forskel i forhold til i dag. Få hendes brik tilbage, men lad hende beholde koden til nøgleboks så hun kan komme ind. 
  1. Anmod kommunen om at betale nogle af hendes omkostninger. Action: NF ansøger om dette. 
  1. SJ snakker med familien om hvad der er op og ned omkring fremtiden.  

 

  1. ”HBTK’s venner” (aktivering af sociale indsatser i klubben) 
  1. Udsættes til næste møde 

 

  1. Hvem overtager Trantos rolle som administrator fsva. tilmeldinger til turneringer, licensbetalinger mm.?  
  1. LH fortæller: Tranto vil fortsat meget gerne være en del af klubben, og bidrage med tilmeldinger, licenser, facebook.  
  1. Alle er enige om at Tranto skal være meget velkommen til at bidrage så meget som han vil. 
  1. LG tager en snak med Tranto, og aftaler det praktiske.  

 

  1. ”Bordtennis Vennerne Danmark”   
  1. NEJ TAK. 

 

  1. Dato for næste møde 
  1. MANDAG DEN 2. SEPTEMBER 2024 KL. 19.00. Nordlysvænget 10A.  

 

 

  1. Eventuelt  
  1. Tilmelding af hold.  
  1. Sidste år var fristen uge 1 september 2023 
  1. Mere action så snart ”Velkomst” er sendt ud, og folk har givet tilbagemelding på om de vil spille på hold.  
  1. Tranto er fortsat ansvarlig for tilmelding, så længe han kan. 
  1. Turneringshold for ungdom?   
  1. Klubben betaler gerne holdet, men har ikke personale/ressourcer til at køre med til holdkampe. Dette ansvar skal derfor pålægges forældrene.  
  1. Ungdomstrænerne afsøger muligheden og interessen med ungdomsspillerne/-forældrene.  
  1. Ansvar for at koordinere indkøb af trøjer / Butterfly: RO melder sig.