Bestyrelsesmøde tirsdag den 30. juni 2022

Formand: Betina Bechersdahl

Næstformand: Steen Jørgensen

Kasserer: Niels Furu

Lokalebestyrer: Søren Mathiasen

Bestyrelsesmedlem: Peter Tranto

Bestyrelses suppleant: Lars Hansen

Detaljeret beskrivelse og fordeling af ansvarsområder besluttes på næste bestyrelsesmøde, som fastsættes til den 16. august 2022.

Niels Furu sørger for at orientere SparNord om bestyrelsens konstituering, herunder at sikre prokura rettigheder mv.  til den nye formand. Peter Tranto vil spille en væsentlig rolle det næste års tid for at sikre en fornuftig glidende overgang på formandsposten.  Peter vil sikre, at Betina får overdraget postmodtager ansvar samt gradvist delagtiggøres i formandens opgaver og ansvar. Det aftales, at Peter og Betina sammenarbejder omkring indbydelse til næste sæson.

Følgende retningslinjer fastsættes:

1)      Man skal være medlem af klubben for at få udleveret en nøgle, og nøglen skal tilbageleveres straks ved ophør af klubmedlemsskabet.

2)      Man skal være 18 år for at få udleveret en nøgle, og der skal altid være en myndig nøgleansvarlig til stede i lokalet. Dette er et krav fra kommunen, som vi på ingen måde ikke kan fravige.

3)      Det er klubbens nøgleansvarlig, som vurderer og beslutter, om et medlem kan få udleveret en nøgle samt om et medlem skal tilbagelevere en nøgle. I praksis vil dette ske i samråd med bestyrelsen. Den generelle regel er, at et medlem kan få udleveret en nøgle, hvis det tjener et formål for klubben, eksempelvis som turneringsholdleder, fast holdtræner eller et medlem, som tit står for sociale træningsarrangementer.  Hvis det vurderes, at medlemmets nøgle adgang ikke længere tjener et formål for klubben, så bliver nøglen krævet tilbageleveret.

Det besluttes, at Betina orienterer 3 konkrete medlemmer, som ikke længere imødekommer ovenstående betingelser.

Steen er godt i gang med at planlægge festen for Senior MixMATCH. Betina har modtaget underskrift på ”alkoholbevilling” fra politiet.

Det besluttes at,

1)      Betina gør en ekstra indsats for at ”ruske” op i de damespillere, som plejer at deltage på Senior MixMATCH

2)      Betina annoncerer, at vi aflyser MixMATCH for ungdom.

3)      Steen laver aftale om levering af mad – vi estimerer med 60-90 deltagere til festen.

4)      Betina annoncerer, at man nu kan tilmelde sig festen. Pris for fest deltagelse fastsættes til 250 kr.

Det besluttes, at

1)      Peter informerer BTEX om, at vi fremadrettet bestiller vores klubtrøjer hos Butterfly, men at vi fortsat anbefaler vores medlemmer at handle hos BTEX og søge rådgivning i forhold diverse bordtennis artikler.

2)      Betina publicerer ovenstående anbefaling i vores Facebook grupper.

Niels gør opmærksom på, at han som kasserer har modtaget et par nye mails, som er åbenlyse forsøg på svindel. Vi er vidende om, at andre klubber har modtaget samme form for mails, og det er et forhold, som vi i bestyrelsen er yderst opmærksomme på.

Udover at sikre, at døren til spillelokalet er ulåst, når træningen starter, så skal den nøgleansvarlige også fungere som repræsentant for klubben til byde evt. nye medlemmer velkommen til torsdagstræningen. Opgaven består ikke nødvendigvis i at tilbyde træning eller instruktion til spillerne, men det vil selvfølgelig være prisværdigt, hvis man har mulighed og lyst til dette. Peter og Søren er fortsat kontaktperson for nye medlemmer. Det er nødvendigt at gøre nye medlemmer opmærksom på, at de selv skal sørge for en træningsmakker om torsdagen, da der ikke vil være organiseret træning eller forventning om, at den nøgleansvarlige træner med dem.