Bestyrelsesmøde tirsdag den 10. januar 2023

Bestyrelsesmøde tirsdag den 10. januar 2023 kl. 19:00 hos Niels.

Deltagere: Betina Bechersdahl, Steen Jørgensen, Nels Furu, Peter Tranto, Lars Hansen Afbud fra: Søren Mathiasen.

Dagsorden og referat

1) Godkendelse af referat fra sidste møde

Referatet blev godkendt uden yderligere bemærkninger

2) Opfølgning på medlemssituationen

Status 60+’er:  Der er fortsat stor interesse og stigende medlemstal for 60+’er. Der er på denne baggrund tilføjet en ekstra træningsmulighed, som er torsdag formiddag.

Senior:  Situationen er uændret i forhold til sidste møde. Klubben kan på nuværende tidspunkt ikke tilbyde træning til spillere under Serie 2 niveau, da vi må erkende, at der ikke er ”kritisk masse” til at arrangere fast træning.  Vi skal fortsat have det som ambition, at tiltrække og fastholde denne kategori af spillere, men på nuværende tidspunkt er det ungdomsafdelingen, som har størst fokus og prioritet som indsatsområde.  Betina vil sørge for at forventningsafstemme med evt. nye spillere, som henvender sig med ønske om at spille i klubben.  Vi kan tilbyde, at de kan komme torsdage kl. 19:00 – 21:00 og selvtræne dvs. de skal selv sørge for at have kontakt til minimum en makker, som de kan spille med. Over tid må vi håbe, at der bliver bedre mulighed for at skabe den vigtige ”kritisk masse”, og dermed bedre sikre, at der altid er nogen at spille med på torsdage.

Ungdom:  Vi er fortsat udfordret med at tiltrække og fastholde spillere i ungdomsafdelingen, og vi er pt. nede på 5 aktive medlemskaber.  Vores indsats i november sidste år har desværre ikke flyttet noget.  Indsatsen bestod i at runddele reklame-flyveres til kommunens skoler. Peter kørte rundt med dem fysisk, og Betina sendte dem ud på e-mail til skolernes online opslagstavle (Aula) samt opslag på diverse facebook sider.  Vi gennemførte i alt 3 åbent-hus-træningsaftener, men desværre uden det store fremmøde.  Betina har på denne baggrund udarbejdet et projektoplæg, som bestyrelsen diskuterede som det næste punkt på dagsordenen.

3) Projekt med DGI Tilskud ”Genstart HBTK Ungdom

Klubben har ansøgt og fået bevilliget 35.000 kr. fra DIF og DGI’s foreningspulje til projektet.  Tilskuddet skal bl.a. dække udarbejdelse af professionelt markedsføringsmateriale og kampagne annoncering på digitale medier.  Bestyrelsen har herudover selv budgetteret og øremærket et større beløb til trænerlønninger. Betina gennemgik projektoplægget, herunder beskrivelse af det nødvendige ressourcebehov.  Vi har defineret 3 leverancegrupper, og der bør som minimum være to medlemmer, som deltager i hver gruppe.

Opgaver for Koncept & Strategi Gruppen:

• Idemøde med Ekstern konsulent (eksempelvis BTDK eller vækstteam Nordsjælland)
• Strategi for rekruttering og fastholdelse af ungdomsspillere
• Træningsstruktur og aftaler med eksterne trænere
• Strategi for etablering og udvikling af trænerstab (evt. rekruttering af lokale pædagog studerende, tidligere ungdomsspilere, 60+’ere som har arbejdet med børn og unge)
• Opfølgningsmøde med Ekstern konsulent
• Koordinering og kommunikation med BTDK, Væksteam og DGI

Opgaver for Markedsføringsgruppen:

• Idemøde med Eksterne Leverandører e.g. Motivu (som flere andre klubber anvender)
• Strategi for markedsføring – hvordan når vi ud til de lokale unge
• Sparring med koncept og strategigruppen omkring hvad Helsingør Bordtennis kan tilbyde
• Udvikling af reklamemateriale f.eks. optagelse film
• Lancering af reklamekampagne eksempelvis på sociale medier
• SoMe ansvarlige for klubben

Opgaver for Trænergruppen:

• Varetager trænergerningen
• Tilrettelægger træningen og bemandingen
• Giver input til koncept og strategigruppen omkring træningsstruktur
• Samarbejder med naboklubber omkring fællestræning og fællesturneringer for at skabe kritisk masse i opstartsfasen
• Koordinerer initiativer i klubregi i forhold til sociale arrangementer og point stævner
• Planlægger og gennemfører åbent hus-arrangementer evt. med ekstern gæstetræner

Bestyrelsen diskuterede motivation for projektet, og hvordan vi bedst kan ”sælge ideen” ind til vores medlemmer.  Det blev aftalt at indkalde seniorspillerne til et møde på først kommende rangliste aften. Vi indkalder under overskriften ”krisemøde”, da det er et meget stort problem, at der ikke er tilstrækkelige medlemmer til at tage ansvar og sikre klubbens daglige drift og fortsatte udvikling.

4) Arbejdsopgaver

Bestyrelsen gennemgik den aktuelle liste over klubbens opgaver, og der er en del nødvendige opdateringer, dels ændringer af ansvarlige personer og dels er der nogle opgaver, som ikke kan løses, da vi er for få hænder.  Det mest kritiske område er ”lokale og materialer”, og vi skal i nærmeste fremtid finde en opgaveansvarlig herfor. Peter opdaterer listen.

5) Afklaring af tilskudsregler

Teksten på hjemmesiden skal opdateres af Peter og Betina i fællesskab.  Teksten omkring diæter er tilsyneladende ”faldet ud” og skal rekonstrueres. Herudover skal den aktuelle sats for kørselstilskud opdateres.

6) Klublokalet

Hvordan får vi gang i projekt “sportstaske-reol” og projekt “loungeområde”?

Det aftales, at Niels er tovholder på opgaven og kan råde over et budget til opfriskning af klublokale. Denne opgave kan involvere maling, opsætning af plakater, reoler, udskiftning af nuværende sofagruppe med noget, der er pænere og nemmere at flytte rundt på, så der kan rengøres under møblerne.

7) Træningstilbud til 60+’ere

Det aftales, at Niels er tovholder på at arrangere et træningstilbud og at udgift drøftes og godkendes af bestyrelsesmedlemmerne via mail.

8) Præmier til Senior Ranglisten

Det aftales, at Steen kommer med et oplæg til præmiebeløb og fordeling – dette drøftes videre og godkendes af bestyrelsesmedlemmerne via mail.

9) Status fra turneringsudvalget

Der er holdkampe sedler i mappen, men der mangler puljesedler. Peter vil tjekke op på det.