Bestyrelsesmøde Torsdagden 30. juli 2024

Bestyrelsesmøde 30-07-2024

Attending: RG, RO, NF, LGH, SM, SJ, KN (suppleant). Missing: Theis A.

1. Godkendelse af referat fra mødet d. 26. juni

    a. Alle siger OK

2. Økonomi, herunder ansøgning og støtte fra DGI/DIFs Foreningspulje og Helsingør Kommune,Status og follow-up

    a. NF beretter: Ansøgninger sendt, DGI/DIF og Kommune. Lille komplikation med DGI           puljen, man må ikke få støtte to gange i samme kalenderår. Men tidl. formand havde         mundtlig dialog med dem, om at vi skulle søge den lille i første omgang, for senere           at søge den store portion.

    b. NF har videregivet ansvaret til enten TA, RG eller RO. De skal indbyrdes fordele.

    c. Vi bør få svar efter 6 ugers behandlingstid (midt september).

    d. Ingen action, vi afventer svar.

    e. Planen er at pengene skal bruges til fase 2 af ”Projekt gulv”, i 2025.

3. Gulvet, status. Hvad indebærer fase 1 af projektet? Areal og økonomi.

    a. Diskussion om ansvaret for fejl omkring gulvet. Der er intern forståelse i den                     nuværende bestyrelse om at ansvaret primært ligger hos den professionelle                       virksomhed (Sportsentreprise), samt personer som ikke længere er en del af                     klubbens ledelse. Derfor må vi håndtere situationen herfra.

    b. Theis, samt Rasmus og Rasmus tager et møde, og tager kontakt til Sportsentreprise.

        Nuværende tilbud på 2 borde, matcher ikke tilbuddet på 70m2, og der skal findes en

        løsning.

    c. Formanden skriver høfligt til kommunen inden mødet 5. august. Niels har delt

        kontaktoplysninger tidligere via mail.

4. Overdragelse af formands- og kassererposterne. Unioo. Status og actions.

    a. RO har startet processen med UNIOO (Spar Nord). Alle er blevet inviteret til portalen         nu.

    b. Action: Til næste møde har RO gennemgået portalen, og vil til næste møde                       præsentere mulighederne.

    c. RO og NF finder en dato for et møde for endelig overdragelse af Kasserer posten

5. Udsendelse af sæson-velkomstbrev. Se link for hvad der blev skrevet sidste år.

    ( http://helsingorbordtennis.dk/?page_id=11767 )

    a. Action: RG tager teten. Deadline for at sende ud: 6. august. Deadline for at komme           med input til formanden: 4. august.

    b. Input: betal via bankoverførsel hvis muligt (det sparer klubben for penge).

    c. ”Velkomst” lægges på hjemmesiden og Facebook.

            i. NF sender til 60+

            ii. SM sender til ”sit hold” / New Seniors.

    6. Årshjul

      a. Punktet udsættes til næste gang.

    7. Motivu

      a. Det har været virkelig effektivt for os til at hverve medlemmer. Men vi har nu den         kritiske masse vi har behov for, og derfor bliver prisen for høj. Medmindre vi løber ind i       problemer med medlemstal, vurderes det at vi ikke får brug for Motivu.

      b. Vi vælger derfor at deaktivere vores konto, men med mulighed for at genaktivere               senere, hvis der bliver behov for det.

      c. Action: KN: ”ingen action, konto er automatisk deaktiveret og ingen forpligtelse om

          betaling eller lignende”.

    8. Ukrainsk ungdomsspiller, beslutning om adgang til lokalet.

        a. Prioritet at hun ikke bør opleve nogen forskel i forhold til i dag. Få hendes brik               tilbage, men lad hende beholde koden til nøgleboks så hun kan komme ind.

        b. Anmod kommunen om at betale nogle af hendes omkostninger. Action: NF                         ansøger om dette.

        c. SJ snakker med familien om hvad der er op og ned omkring fremtiden.

9. ”HBTK’s venner” (aktivering af sociale indsatser i klubben)

      a. Udsættes til næste møde

10. Hvem overtager Trantos rolle som administrator fsva. tilmeldinger til turneringer,

      licensbetalinger mm.?

      a. LH fortæller: Tranto vil fortsat meget gerne være en del af klubben, og bidrage med

          tilmeldinger, licenser, facebook.

      b. Alle er enige om at Tranto skal være meget velkommen til at bidrage så meget som           han vil.

      c. LG tager en snak med Tranto, og aftaler det praktiske.

11. ”Bordtennis Vennerne Danmark”

       a. NEJ TAK.

12. Dato for næste møde

      a. MANDAG DEN 2. SEPTEMBER 2024 KL. 19.00. Nordlysvænget 10A.

13. Eventuelt

      a. Tilmelding af hold.

            i. Sidste år var fristen uge 1 september 2023

            ii. Mere action så snart ”Velkomst” er sendt ud, og folk har givet tilbagemelding på

                om de vil spille på hold.

            iii. Tranto er fortsat ansvarlig for tilmelding.

      b. Turneringshold for ungdom?

            i. Klubben betaler gerne holdet, men har ikke personale/ressourcer til at køre med                til holdkampe. Dette ansvar skal derfor pålægges forældrene.

            ii. Ungdomstrænerne afsøger muligheden og interessen med ungdomsspillerne/-

                forældrene.

      c. Ansvar for at koordinere indkøb af trøjer