Dagsorden og referat fra bestyrelsesmøde Juli/August 2020
Dagsorden og referat fra bestyrelsesmøde Juli/August 2020
Afholdt den 28. juli og 12. august kl. 19:00 hos Steen
Fremmødt: Betina, Yael, Peter, Steen. Søren, Troels og Lars. Afbud fra Roald.
| Dagsorden punkter | Beslutningsreferat |
| Udestående ting fra sidste sæson | |
| Præmier for ranglisteturneringen udbetales/udbetales ikke | Bestyrelsen besluttede, at præmierne skal udbetales. 1, 2. og 3 pladsen på senior ranglisten var i princippet afgjort allerede ved nedlukningen.
Det blev ligeledes besluttet at uddele præmier for ungdomsranglisten, i henhold til de placeringer, som var gældende ved nedlukningen.
|
| Klubmesterskaber 2020, spilles/spilles ikke | Klubmesterskaberne for 2020 afholdes ikke. |
| Indgangsdøren til bygningen | Som hovedregel må hoveddøren aldrig stå åben (ved at sætte noget i klemme eller at sætte på krog).
Det kan i nogle tilfælde accepteres, at døren står åben (f.eks. holdkampe, begyndertræning eller ekstreme varmegrader) – men her er det holdlederens eller trænerens ansvar at sikre døren efterfølgende lukkes.
Bestyrelsen mener, det er vigtigt at få lavet opslag, der kan understrege vigtigheden. Alle med nøgle har et ansvar for at sikre at hoveddøren er lukket, når sidste mand er gået. Bestyrelsen blev enige om, at der skal sendes særlig kommunikation til medlemmer med nøgle.
|
| Sommertræning | Bestyrelsen besluttede, at træning mandag aften skal være begrænset til senior 1 spillere, så vi kan sikre, at der er plads til de fremmødte spillere. Om torsdagen har fremmødet blandt senior 2 spillere vist sig at være noget svingende – og der er langt fra altid fyldt op. Bestyrelsen har derfor besluttet, at torsdagen skal være åbent for alle. Når holdturneringen starter – vil der dog forekomme begrænsninger på torsdage med hjemmekampe. Senior 1 er spillere på serie 2 og op. Senior 2 er spillere på serie 3 og ned.
|
| Aftaler omkring bestyrelsesarbejdet | |
| Bestyrelsen er udvidet med to yderligere medlemmer. Målet er at sikre en glidende overgang for Peters fratrædelse fra formandsposten om to år samt at udvide fagligheden i bestyrelsesgruppen. Det blev besluttet, at suppleanten er ordstyrer på møderne.
|
|
| Fordeling af ansvarsområder | |
| Ansvarsområder | Formand: Peter
Kasserer: Troels Referent: Betina Mødeleder: Peter Ordstyrer: Lars DK Lokale og materialer: Roald Træning og trænere: Søren Tovholder ungdom: Steen Turneringshold senior: Peter Presse: Yael BTDK vækstteam: Søren Webmaster, hjemmeside/Facebook: Peter |
| Sæsonstart | |
| Velkomstskrivelse | Velkomstskrivelsen blev besluttet. |
| Økonomi | |
| Budget | På generalforsamlingen blev der fremlagt et budget med negativt resultat. Som besluttet på generalforsamlingen, så har bestyrelsen genbesøgt budgettet og diskuteret mulighederne for at komme frem til et mere ”break-even budget resultat”. Det blev besluttet, at bestyrelsen skal behandle budgettet igen på næste møde – og først her træffe beslutninger om at konkrete tiltag/ændringer.
|
| Tilskud | Følgende blev besluttet:
Der kan som udgangspunkt kun ydes tilskud til max én række for udvalgte stævner. Klubben udpeger stævner og sætter retningslinjer for antal rækker, som spillerne kan tilmeldes. Træneren kan dispensere, såfremt det anses bedst for klubben og spilleren. Tilskudsreglerne skal opdateres.
|
| Træning | |
| Træning ungdom | Steen træner talentholdet
Søren træner øvet holdet Yael træner begynder holdet Søren støtter Steen med træningen hver 2. mandag Mads/Rasmus er hjælpetræner på talent og øvet. Trænergruppen vil drøfte forventninger, mål og indhold for træningen.
|
| Træning seniorer | Steen fortsætter med ”special træning” for serie 3-4-5 spillere.
Yael vil organisere 2-4 træningsaftener for seniorer – onsdag aften inden holdturneringen starter. |
| Træning 60+ | Søren vil organisere træning for 60+’er i løbet af efteråret evt. med Steen og Yael som gæstetræner. |
| Holdturnering | |
| Principper for holdudtagelser | Der stilles forventninger til spillere på de 3 øverste hold. Det forventes, at man kommer til kontinuerlig træning, at man prioriterer kampdatoer, at man møder i god tid til kampe (min 30 minutter før) samt at man melder afbud i god tid. |
| Udtagelsesgruppe | Udtagelsesgruppen (UK) udtager spillerne til alle klubbens seniorhold.
UK opstiller retningslinjer for de spillere, der skal benyttes på klubbens tre øverste seniorhold og bestemmer holdændringer/brug af reserver. UK udpeger holdlederne til seniorholdene og udarbejder retningslinjer for disse. Holdlederne koordinerer og bestemmer holdopstillingerne fra kamp til kamp. Turneringslederen involveres altid ved brug af reserver og ved kampflytninger.
|
| Turneringsleder/holdledere | Følgende retningslinjer for holdledere blev besluttet:
· Holdlederen bestemmer efter aftale med holdet opstillingerne fra kamp til kamp. · Det er holdlederens job at have styr på, at holdet altid er fuldtalligt og hvem der kører til udekampene. · Brug af reserve aftales med turneringslederen. (sms/mail). · Ved udekampene skal holdlederen sørge for, at der tages et billede af hold sedlen, og at billedet lægges ud på klubbens Facebook side. · Ved hjemmekampe skal holdlederen sørge for at resultatet af holdkampen indtastes i Bordtennisportalen samme dag inden midnat. · Holdlederen tjekker indenfor 3 dage efter holdkampen, at den er korrekt indtastet i Bordtennisportalen. |
| Interne turneringer | |
| Ranglisteturnering, senior | Startlisten for mandagsranglisten offentliggøres på hjemmesiden – de 18 højst ratede spillere samt 2-3 reserver udgør det foreløbige startfelt. Første runde spilles mandag den 31. august kl. 19:15. Der er ingen tilmelding til torsdagsranglisten. Alle fremmødte har mulighed for at spille om kvalifikation til mandagsranglisten. |
| Ranglisteturnering, ungdom | Fortsætter som sidste år |
| Andre turneringsformer | Arrangeres ad hoc |
| Begynderturneringer | Ungdomsturnering arrangeres ad hoc – og som sidste år på udvalgte lørdage. |
| Lokalet | |
| Indgang, bygning, lokale mv. | Der er taget initiativ til et møde med kommunen med det formål at få undersøgt funktionen af udsugning og radiatorer. |
| Materialer | |
| Borde, bolde, net m.v. | Der kan indkøbes bolde til max 1 EUR pr. stk. Vi har et helt nyt bord stående, som ikke er pakket ud. Det blev besluttet, at Steen og Søren vil stå for at opstille bordet og vurdere, hvilket bord det skal udskiftes med. |
| Medlemmerne, socialt | |
| Arrangementer | Der var enighed om, at der skal tages flere initiativer i forhold til sociale arrangementer. Steen vil tage initiativ til et spisearrangement for senior spillere. |
| Diverse | |
| Dato for MixMATCH 2021 | Det blev besluttet, at MixMATCH skal afholdes i 2021. Vi har fået reserveret datoen ”lørdag den 21. august” i BTDK’s kalender. Betina kontakter Helsingør Hallen for at få bekræftet, at vi har hallen i denne weekend. |
| Covid-19 Situationen / Retningslinjer | Reglerne efterleves i store træk, men det er indtrykket, at der slækkes på det, når der er fri senior træning uden træner/tovholder. Bordene afvaskes konsekvent efter hver træningspas for ungdommen og 60+’er.
Bestyrelsen diskuterede om der er grundlag for at ændre på reglerne. Der er netop kommet ny udmelding fra BTDK som led i 4. ”Corona åbningsfase”, og denne åbner for, at der kan spilles double i et vist omfang. Bestyrelsen kan på denne baggrund og under hensyntagen til den desværre pt. stigende Corona smitte i samfundet generelt, beslutte, at der åbnes op for at spille double ved maksimalt 3 borde (bord 1, 3 og 5) og single på de øvrige 3 (bord 2, 4 og 6).
Det giver adgang for maksimalt 18 spillere i lokalet – et fremmøde, der ikke må overskrides.
Begrænsningen på 18 spillere giver en del udfordringer i forhold til planlægning af 60+ træningen. Troels vil skrive ud til 60+’erne omkring organisering af fremmødet, så alle medlemmer kan komme til at spille.
Bestyrelsen diskuterede, hvordan retningslinjerne kan simplificeres og der var enighed om at kommunikere følgende syv klare regler. 1. Mød ikke op i klubben, hvis du har symptomer 2. Du skal holde 2 meters afstand når der spilles aktivt, og 1 meters afstand i pauser 3. Der må maksimalt være 18 personer i lokalet 4. Du skal spritte hænder af løbende 5. Der må spilles double på hvert andet bord 6. Bordtennisborde skal afvaskes efter hvert træningspas 7. Overflader skal sprittes af når et træningshold slutter (køleskabet, dørhåndtag, vanddispenseren, sofagruppen, bordet mv)
|
| Kontaktperson til Espergærde | Det blev besluttet, at Søren kontakter klubben og får aftalt at møde op på en af de nærmeste træningsdage.
|
| Kontingent betaling | Der skal være en tættere opfølgning på, at nye spillere betaler kontingent. Nye spillere har mulighed for at prøvetræne 3 gange – og herefter skal der betales kontingent (indmeldelsesseddel skal udfyldes og afleveres til Troels). Opfølgningen skal ske ved at tjekke medlemslisten op mod fremmødelisten. Søren har ansvar for at udføre dette tjek en gang om måneden. |
| Presse | Yael laver oplæg til fordeling af presse opgaverne |
| Begyndertræning | På næste møde vil vi drøfte muligheder for tilbyde træning mere end 1 gang om ugen. |
| Sponsor | Lars og Søren vil undersøge muligheder for at igangsætte sponsorarbejde |