Referat, bestyrelsesmøde 29-08-2017

Bestyrelsesmøde tirsdag den 29. august 2017 hos Roald
Deltagere: Roald Thiim (RT), Troels Nyborg (TN), Yael Schade (YS), Jan Christensen (JC), Peter Tranto (PT).

Afbud fra suppleanten Per Kammer.

Dagsorden	Referat
Siden sidst 1. Træning, udviklingshæmmede. 2. Træning Rigtige mænd. 3. Møde med firma-idrætten om samarbejde. 4. ØBTU’s venner	YS og PT har holdt møde med SPUC omkring træning af nogle spillere derfra. Fra start er der kun en spiller, så han forsøges indsluset på torsdagsholdet. Han skal være med i seniortræningen med trænerne Yael og Søren A. Der er aftale træning for 2 hold rigtige mænd – fredag 15/9 og 27/11 kl. 17.00 og 16.00. De står selv for spillet og vi skal kun lukke dem ind. PT har holdt møde med 2 fra firmaidrætten. Der blev talt om deling af tirsdagstræningstiden, så at vi kan få tid fra kl. 20.00 til træning – evt. 19.30 til hjemmekampe for 2 turneringshold (2 borde). TN og PT mødes med dem snarest. Klubben meldes ind i ØBTU’s venneforening.
Økonomi Selv om vi har penge på kistebunden – som jo ikke bliver færre efter MixMatch – så vil det være godt med et serviceeftersyn af de penge, vi bruger på klubbens vegne. Vi kan jo tage oversigten over sidste sæsons økonomi og gennemgå den punkt for punkt – giver vi penge ud for noget, der har mindre værdi og/eller er det noget vi skal kaste flere penge efter?
Økonomi – DT	Tilmelding af hold skal godkendes og foretages af turneringsgruppen. Det gælder både den officielle DT og Veteran DT Vedr. den officielle DT betaler klubben startgebyr, transport for max. 1 bil pr. hold samt evt. overnatning for max 4 personer pr. hold udenfor ØBTU området, overnatning – hvis der spilles en samling over to dage. Vedr. Veteran DT betaler klubben startgebyr og transport, men ikke overnatning. Veteran DT er en uofficiel turnering, hvor der godt nok kæmpes om sejrene, men hvor det sociale samvær med andre hold også har stor betydning. Derfor må deltagerne selv bidrage med en del af udgiften (brugerbetaling).
Økonomi – B-licenser	Når en spiller med A licens i en anden klub spiller på klubbens turneringshold, så skal der efter DBTU’s regler løses B licens. Officiel DT Spillere på B licens i den officielle DT betaler ½ kontingent og er omfattet af tilskuddene til holdet. Veteran DT Spillere på B licens i Veteran DT på et Helsingør hold betaler ikke kontingent, men skal selv (eller deres A licens klub) betale deres andel af startgebyret og transporten. Træder i kraft fra sæsonen 2018/2019 – bortset fra overnatning, som gælder fra nu af.
Økonomi – ØBTU	Tilmelding af alle hold foretages af turneringsgruppen. På seniorholdene kan kun benyttes spillere med A-licens i klubben, så her er der ingen B-licens problematik. Tilskud til transport ydes til 1 bil pr. hold, pr. udekamp.
Økonomi – stævner	Seniorspillere og 60+ spillere tilmelder sig selv og betaler via Bordtennisportalen. Ungdomsspillere tilmelder sig til PT, klubben betaler og søger tilskud hos kommunen. Evt. restbeløb opkræves hos spilleren. Klubben betaler for de rækker man melder sig i, men forventer så at man dukker op og spiller. Stiller klubbens en coach til rådighed betales diæt med kr. 100,00 pr. dag (til vand og fortæring) Ved deltagelse i stævner/DM/TOP 12 udenfor ØBTU området ydes tilskud efter vurdering af sportsgruppen.
Økonomi – grupper	Der giver rådighedsbeløb til grupperne: Sportsgruppen, kr. 5.000. Arrangementsgruppen kr. 10.000. 60+ kr. 1000.
Økonomi – materialer	Bolde: Yasaha bolde bruges til træning. Stiga optimum *** bruges til ranglisteturnering og turneringskampe. Bestyrelsen forventer, at man ikke blander de to typer bolde – og at man efter træningerne samler boldene op!
Økonomi – øl/vand	Det kan betales med ”MobilePay” – samt med ”menneskepenge” Vand kr. 5,00 Øl og lignende kr. 10,00 Stigningen på 2 kr. skyldes mest gebyr på kr. 0,75 pr mobiltransaktion. Og at det er nemmere at betale med ”runde” beløb.
Økonomi – interne arrangementer	Præmier Beløb besluttes af bestyrelsen, sportsgruppen sender en opgørelse over behovet og bud på udgiften.
Trænere	Der blev fastsat honorar til trænerne. Trænerne er: · Steen og Marc for Talentgruppen. · Søren M og Amalie/Mads for begyndergruppen. · Yael og Søren A for torsdagsseniorerne.
Evaluering af MixMatch	Afvikling – En evalueringsgruppe med Betina, RT, YS og PT evaluerer, YS indkalder til mødet. Økonomi – regnskab blev forelagt af TN, overskuddet blev kr. 15.044,00.Næste år – bestyrelsen vil gerne at klubben fortsætter med stævnet, eventuelt udvidet med et stævnearrangement søndag. Evalueringsgruppen foretager den videre fornødne og starter med at bestille hallen.
Arbejdsgrupper 1. Sportsgruppe 2. Arrangementsgruppe 3. Turneringsgruppe	Godkendt af bestyrelsen. Grupperne samles og planlægger deres ansvarsområder Sportsgruppen (Steen) har træning, turneringshold, stævner, klubmesterskaber m.v. Arrangementsgruppen (Yael) kan være internt i klubben, ture til bordtennis udenfor klubben og ikke bordtennisaktiviteter, f.eks. minigolf o.a. Turneringsgruppen tilmelder hold, udtager spillere til holdene, er turneringsledere og styrer turneringen. Gruppen består af Steen, Lars og PT. Interesserede medlemmer kan melde sig til de ovenfor nævnte personer.
60+	Der afholdes åbent hus en onsdag formiddag i september måned. Der er plads til flere på 60+ holdene.
Eventuelt	YS skriver til aviserne om stævner og Dame DT, PT skriver om ØBTU’s holdturnering. 8 medlemmer – 4 60+ og 4 seniormedlemmer – får gratis undervisning i brug af hjertestarteren. Styrmester TN.