Bestyrelsesmøde den 16. maj 2023

Bestyrelsen og møder, Nyheder generelt

Bestyrelsesmøde tirsdag den 16. maj 2023 kl. 19:00

Deltagere: Betina Bechersdahl, Steen Jørgensen, Nels Furu, Peter Tranto, Lars Hansen
Afbud fra: Søren Mathiasen

Dagsorden og referat

  1. Godkendelse af referat fra sidst
  2. Indkaldelse til GF 2023 (12/6)
  3. Gennemgang af vedtægter
  4. Regnskab 22/23
  5. Budgetforslag 23/24
  6. Bestyrelsens forslag til GF
  7. Tilmeldinger til DT 2023/2024.
  8. Status og planlægning af ungdomsafdelingen
  9. Bestyrelsens beretning
  10. Bordtennis Vennerne
  11. Sodavandsordningen
  12.  Evt.

1) Godkendelse af referat fra sidste møde

Referatet blev godkendt uden yderligere bemærkninger

2) Indkaldelse til GF 2023 (12/6)

Betina redigerer materiale til GF Indkaldelse og fremsender til Niels og Peter senest fredag 19/5.

GF invitationen med forslag skal udsendes via e-mail til medlemmer, senest søndag den 21/5 (skal være 3 uger før GF). Niels sender til 60+ og Peter sender til ungdom og senior. Betina laver opslag med invitation op via hjemmeside og facebook.

3) Gennemgang af vedtægter

Bestyrelsen beslutter at fremsætte forslag til ændring af vedtægtens §11. Det skal fremgå, at æresmedlemmer er kontingentfri resten af livet.  Betina inkluderer dette i invitationen. Forslag til ændring af vedtægter, som fremgår som selvstændigt punkt på dagsorden jf. vedtægter.

4) Regnskab 22/23 

Bestyrelsen gennemgik regnskabet. Niels er ansvarlig for at få det færdiggjort med underskrift fra ekstern revisor samt formand inden GF.

5) Budgetforslag 23/24

Bestyrelsen gennemgik budgettet bl.a. forudsætninger for antal medlemmer – hvilket er vigtige parametre i forhold til kontingent fastsættelse. Betina fremsender ”kladde” for budget med de aftalte budgettal, herefter færdiggører Niels oplægget, så det er klart til GF.

6) Bestyrelsens forslag til GF

Bestyrelsen fremsætter forslag til kontingentstigning.  Senior stiger med 200 kr., 60+ med 120 kr. og Ungdom uændret. Dette sættes som et selvstændigt punkt (nr. 6) i GF dagsorden. Forslag til ændring af vedtægter sættes ligeledes som selvstændigt punkt (nr. 5) i dagsordenen.

7) Tilmeldinger til DT 2023/2024.

Bestyrelsen beslutter, at klubben fortsat ønsker at støtte et DT herrehold, da det er i klubbens interesse.  Vi stiller følgende forventninger til holdet.

  1. Holdet skal udpege en holdleder, som er ansvarlig for koordinering og overholdelse af regler i henhold til Bordtennis Danmarks reglement, jævnfør videresendte, herunder kampflytning, “værts ansvar” ved hjemmekampe, indrapportering af resultater mv.
  2. Truppen skal forstærkes med minimum 4 B-licenser
  3. Klubbens egne spillere demonstrerer god træningsindsats igennem hele sæsonen

Betina skriver til Rasmus og Rasmus omkring forventninger samt beder om oplysninger til kunne oprette holdtilmeldingen på portalen.

8) Status og planlægning af ungdomsafdelingen

Peter tager kontakt til Thomas Hjermind omkring samarbejde på ungdomstræning. Problemerne omkring drift og ledelse af ungdomsafdelingen bringes op til debat på GF via punktet bestyrelsens beretning.

9) Bestyrelsens beretning

Betina laver oplæg til beretningen og rundsender. Niels giver input til økonomi og 60+, og Peter giver input til seniorer og ungdom.

10) Bordtennis Vennerne

Bestyrelsens beslutter at fortsætte medlemskab i BordtennisDanmarks venner (tidligere ØBTUs venner). Årligt kontingent er 50 kr.

11) Sodavandsordningen 

Der er konstateret svind i forhold til sodavand ordningen. Bestyrelsen drøfter mulige tiltag bl.a. udskiftning af lås, så vi begrænser antal af medlemmer med adgang til skabet. Punktet skal også bringes op til debat på GF via punktet ”bestyrelsens beretning”.

12) Evt.

MixMATCH planlægning

  • Betina udsender invitation til MixMATCH – tilmeldingsfrist bør ikke være senere end 15/7. Det er vigtigt at vi når at få en indikation af tilmeldinger – hvis vi er for få deltagere, så skal vi have mulighed for at aflyse i god tid, så vi ikke hænger på depositum mv.
  • Niels følger op med Roald omkring booking af skydeselskabet
  • Betina fremsender aktivitetsliste, så vi kan sat ansvarlig på de forskellige planlægningsopgaver.

GDPR / Data behandling

  • Der er brug for at læse korrektur og få rettet enkelte forhold på hjemmesiden omkring klubben håndtering af person data.