Bestyrelsesmøde den 27. juni 2023

Bestyrelsen og møder, Nyheder generelt

Deltagere: Betina Bechersdahl, Søren Mathiasen, Nels Furu, Rasmus Guldberg, Rasmus Olsen, Lars Hansen
Afbud fra: Steen Jørgensen

Dagsorden og referat

  1. Godkendelse af referat fra sidst
  2. Konstituering af bestyrelsen
  3. Mødestruktur
  4. Opgave-/Ansvarsfordeling
  5. Status fra udvalgsgrupper

A: Ungdomsgruppen
B: MixMATCH gruppen
C: Turneringsgruppen

  1. Eventuelt

A: Peters exit fra bestyrelsesarbejdet
B: Nøgler og adgangsbrikker
C: Slid/hul i gulvet ved bord 1
D: Sodavandsordningen

1) Godkendelse af referat fra sidste møde

Referatet godkendes uden yderligere bemærkninger – link: bestyrelsesmøde den 16. maj 2023.

2) Konstituering af bestyrelsen

Bestyrelsen vedtager enstemmigt følgende konstituering:

  • Formand: Betina Bechersdahl
  • Kasserer: Niels Furu
  • Næstformand: Steen Jørgensen
  • Bestyrelsen består herudover af 3 bestyrelsesmedlemmer; Søren Mathiasen, Rasmus Gulberg, Rasmus Olsen samt 1 suppleant; Lars Hansen.

3) Mødestruktur

Bestyrelsen er enige om, at der som minimum skal afholdes 4 bestyrelsesmøder årligt. Møderne planlægges fortrinsvis på tirsdage i ulige møder.

Betina vil til næste møde fremlægge forslag til ”årshjul”, og vi vil bestræbe os på at planlægge bestyrelsesmøderne, så det giver bedst mening i forhold til aktiviteterne i årshjulet.

Betina er ansvarlig for mødeindkaldelse og mødereferater.  Mails/kalender funktion er velegnet til mødeindkaldelse og mails er ligeledes at fortrække ved drøftelse af emner, hvor der skal sendes bilag eller videresendelse af korrespondancer. Det er vigtigt, at vi kommunikerer struktureret og holder os til emnet i mailtråden. Hvis kommunikation omkring nyt emne ønskes startet, så skal der laves en ny mailtråd med tydelig emnebeskrivelse. Messenger kan anvendes til hurtige spørgsmål og afklaringer. Betina sørger for at oprette Messenger grupper hertil.

 4) Opgave-/ansvarsfordeling 

Bestyrelsen bliver enige om opdatering til siden:
Bestyrelse og arbejdsgrupper – Helsingør BTK (helsingorbordtennis.dk).

5a) Status fra udvalgsgrupper – Ungdomsgruppen

Gruppen har afholdt møde, og Peter har udsendt referat. Der er aftalt 2 modeller for træningsstruktur samt oplæg til træneraflønning. Der er styr på bemanding til sommerferieaktivitetsdagene.

DGI har accepteret udskydelse af afslutningsdatoen for vores projekt ”Genstart Ungdom” til 31. oktober 2023. Vi vil efter denne dato få en ny påmindelse om aflæggelse af tro- og loveerklæring for anvendelsen af de bevilgede midler.

Helsingør Bordtennis har fået bevilling til de i ansøgningen beskrevne budgetposter:

  • Professionelt klubvideo/markedsføringsmateriale
  • 17 ugers kampagne annoncering på digitale medier
  • 3 x Åbent hus-arrangementer med professional træner
  • Ekstern træner til udvikling af egen ungdomsafdeling

Rasmus og Rasmus initierer plan for, hvordan vi sikrer bedst udnyttelse af bevilling på kr. 35.000 og indenfor de aftalte rammer.

5b) Status fra udvalgsgrupper – MixMATCH

Der er d.d. 11 betalte tilmeldinger og herudover 8 tilmeldte holdkaptajner.  Betina vil gøre en ekstra indsats for sikre flere holdtilmeldinger inden for de næste 2 uger.  Det er tilfredsstillende med 30 hold tilmeldinger, men vi håber selvfølgelig at komme op på omkring 50 hold (ligesom de tidligere år). Det er aftalt, at Betina står alt planlægning i forhold til stævneafvikling (kontakt med hallen, fragtfirma og borddepot, holdtilmeldinger, turneringsledelse, indskrivning, præmier mv).  Niels og Steen er ansvarlig for festen, herunder mad, service, musik. Steen er endvidere ansvarlig for boden i hallen. Betina laver invitation til fest – og prisen fastsættes til 275 kr.

5c) Status fra udvalgsgrupper – turneringsgruppen

Helsingør har tilmeldt 1 hold i 2. division herrer.  Rasmus og Rasmus har modtaget oversigt over kampdatoer, og klubberne har indtil den 31. august til gebyrfri kampflytning.  Efter planen skal Helsingør være vært for samling lørdag den 7. oktober.

Helsingør deltager ikke i år med et hold i damedivisionen. Betina har valgt at stå tilknyttet til Fredensborg med B-licens.

Bestyrelsen drøfter tilmelding til DT-veteran. Betina vil undersøge tilmeldingsfristen og informerer gruppen. Søren vil kontakte Steen for at afklare holdtilmelding på herresiden. Betina tilmelder vores Old Girls hold, som har plads i DM-rækken (sluttede med bronze).  Betina laver aftale med damespiller på B-licens (idet vi jo ikke har andre damer i klubben på niveau).   Helsingør er kvalificeret til at tilmelde følgende hold:

  • Old Girls DM-rækken (2 mandshold)
  • Veteran herrer 50 års 1. division (3 mandshold)
  • Veteran herrer 40 års 1. division (3 mandshold)

6a) Eventuelt – Peters exit fra bestyrelsesarbejdet

Det er både vemodigt og særligt, at dette bestyrelsesmøde afholdes uden Peter, som ellers har været fast bestyrelsesmedlem i mere end 50 år.  Bestyrelsen er enige om, at Peters engagement er helt enestående og vi drøfter derfor forskellige muligheder for anerkendelse og markering af Peters exit fra bestyrelsesarbejdet. Betina kontakter Asger for at aftale muligheder for udarbejdelse af artikel / samling af historier.

6b) Eventuelt Nøgler og adgangsbrikker

Betina kontakter Peter for at aftale, hvordan vi kan sikre bedre styring samt løbende opdatering af oversigten.

Adgangsbrikker:  

Vi har 38 brikker, hvoraf 4 er ødelagt/bortkommet og 2 er ledige
Besluttet tiltag: Vi har brug for flere nøgleansvarlige hos 60+.  Betina undersøger med Peter, om vi kan få frigivet 10 brikker enten nye brikker eller omfordeling af eksisterende.

Nøgle til bestyrelsesskabet:

Ifølge oversigten har 11 personer nøgle til bestyrelsesskabet. Vi har flere gange oplevet, at skabet står ulåst og der er derfor mistanke om, at der er flere nøgler i omløb end dem, som er krydset af på listen.

Besluttet tiltag: Betina aftaler med Peter, at låsen skal udskiftes, så vi kan få styr på, hvem der har adgang til skabet. Udover bestyrelsesmedlemmer og suppleant, så skal Allan have adgang dvs. 8 nøgler.

Nøgle til køleskabet:

Vi har fået udskiftet låsen og der er udleveret nøgler på ny.

Besluttet tiltag: Betina beder Peter om at opdatere oversigten

Nøgle til klubskab:

Bestyrelsen ser en meget begrænset risiko ved at give adgang til dette skab. Der aftales ingen yderligere tiltag.

6c) Eventuelt – Slid/hul i gulvet ved bord 1

Lars prøver at udbedre skaden ved hjælp af gaffa tape (som midlertidig løsning).

Betina drøfter muligheder for en mere permanent løsning med Allan og Peter. Vi bør kontakte kommunen og gøre opmærksom på, at vi har slitage issues i vores lokale, som kommunen evt. vil hjælpe os med.

6d) Sodavandsordningen

Lars varsler stigninger på indkøbspriser til sodavands-/øl ordningen. Bestyrelsen finder, at nuværende prissætning med 6 Kr. for vand og 12 kr. for øl – godt kan bære den varslet stigning i indkøbsprisen, særligt hvis vi kommer svind/snyderi problemet til livs. Bestyrelsen beslutter at forsætte nuværende ordning med uændret salgspriser.