Bestyrelsesmøde den 21. november 2023

Deltagere: Betina Bechersdahl, Søren Mathiasen, Nels Furu, Rasmus Guldberg, Rasmus Olsen.

Afbud fra: Lars Hansen grundet holdkamp

Dagsorden og referat:
1) Godkendelse af referat fra sidst og fastsættelse af dagsorden for dagens møde.
2) Bestyrelsesændringer
3) Projekt Genstart Ungdom
4) Medlemssituationen
5) Budget / økonomi
6) Lokalet, herunder lys, varme, gulv og lyd
7) Materialer, herunder begynder bat, præmier og bolde
8) Beslutning omkring transportudgifter for 1. holdet
9) Struktur for møder og kommunikation i bestyrelsen
10) Opdatering af hjemmesiden

1) Godkendelse af referat fra sidste møde og fastsættelse af dagsorden for dette møde

Referatet godkendes uden yderligere bemærkninger – link: Bestyrelsesmøde den 27. juni 2023 – Helsingør BTK (helsingorbordtennis.dk)

Dagsordenen godkendes og Rasmus O. vælges som mødestyrer.

2) Ændringer i bestyrelsen

Steen Jørgensen har valgt at trække sig fra bestyrelsen, og Lars Hansen, som er bestyrelsessuppleant, træder derfor ind i bestyrelsen. Der skal lyde en stor tak til Steen for hans indsats med bestyrelsesarbejdet, og vi er heldigvis ret sikre på, at Steen vil gøre gavn i mange andre opgaver for klubben, herunder ungdomstræning og hyggelige arrangementer for seniorspillere. Ændringer til ansvar og opgaver drøftes under punkt 10.

3) Ungdomsafdelingen – status

Projekt Genstart Ungdom er nu afsluttet. Betina har udfyldt og afleveret tro-og-love-erklæring om anvendelsen af de bevilgede midler fra DIF og DGI’s foreningspulje CRM:0003501, jf. konklusion for projektet, som er gengivet nedenfor.

Bestyrelsen bekræftede enstemmigt, at vi anser projektet for at være afsluttet med tilfredsstillende resultat. Der skal lyde en kæmpe tak til trænerne for at få kabalen med træningstider til at gå op (Steen J, Lars H, Søren M, Rasmus S, Julie H). Vi står nu overfor en positiv udfordring med, at vi ikke har ret mange ledige pladser på de eksisterende hold til at kunne tilbyde flere prøvetræninger. Der er her i november og december igangsat et SFO samarbejde, som også kan give behov for flere pladser. Det er Amalie (tidligere ungdomsspiller), som har tilrettelagt et forløb med den skole, hun arbejder på. Betina har kontakt til Amalie heromkring. Bestyrelsen beslutter følgende aktionspunkter:

1. Motivu administration: Betina vil sammen med trænerne vurdere om der skal lukkes for prøvetræninger i Motivu. Vi har adgang til Motivu applikationen frem til september 2024, så vi kan åbne igen på et senere tidspunkt.
   2. Mulighed for ekstra træningsdag eksempelvis onsdag. Søren taler med trænergruppen omkring mulighed for at bemande en ekstra træningsdag.
   3. Rekruttering og fastholdelse af trænere: Betina laver facebook opslag og opfølgning på ”rangliste-aftenen” for at undersøge interesse / mulighed for om flere senior spillere kan indgå i trænergerningen. Evt. etablere en pulje af trænere, som kan aktiveres efter behov.

Følgende beskrivelse indgår i konklusion for DIF og DGIs foreningspulje-projekt ”Genstart Ungdom”:

Projektet startede op januar 2023 med oprindelig slutdato 31. maj 2023. Grundet opstarts vanskeligheder bl.a. udfordringer med projektressourcer og træner-bemanding samt erkendelse, af, at indsatsen ville skabe større værdi i starten af sæsonen fremfor slutningen, så blev det besluttet at udskyde projektet med slutdato 31. oktober 2023 (godkendt af DGI jf. mail den 27. juni 2023). Projektbeskrivelse med tidsplan, mål og ressourcer fremgår af separat præsentation (Projekt HBTK 2023 – opdatering OKT-23). Status pr. 31/10/23 er, at klubben har fået etableret en velfungerende ungdomsafdeling med en tilfredsstillende “kritisk masse” af spillere, hvilket var vores succeskriterie for at drive en ungdomsafdeling. Det er vores vurdering, at vi via Motivu kampagnen på sociale medier har fået skabt en opmærksomhed og “SoMe Trafik”, som også vil kunne tilføre yderligere interesse for vores klub resten af sæsonen. Vi har indt videre haft mere end 40 ungdomsspillere til prøve træning / åbent hus-arrangementer, og flere formodes at være i overvejelse om at melde sig ind. Der er anvendt kr. 27.275,- fra DIF og DGIs foreningspulje til det ansøgte formål. Størstedelen af bevillingen er anvendt til markedsføring via Motivu, og en lille del er anvendt til ekstern trænerbistand. Helsingør Bordtennis har udvist sparsomlighed, og har bl.a. med frivilliges hjælp selv udarbejdet markedsføringsmaterialet (fotoshoots og SoMe post redigering). Vi har derfor ikke anvendt det fulde bevilget beløb og kan bekræfte, at vi tilbagefører det resterende beløb på 7.725,00 kr til DGI.

4) Medlemssituationen – status

Der er pt. registreret
• 14 ungdomsmedlemmer
• 26 seniorer medlemmer
• 78 60+ medlemmer
Der har de seneste 2-4 uger været en del nye til prøvetræning, og der er derfor en forventning om, at der kommer en del flere indmeldelser både på ungdom og senior siden. Alle trænernes indsats har været rigtig vigtig for klubben. Trænerne til ungdomstræningen blev rost under punkt 3 og Sørens indsats med at stå for torsdagsholdet blev fremhævet under punktet her. Det ser nu ud til, at vi nu kan opnå kritisk masse i forhold til at kunne fastholde senior spillere under serie 1-2 niveau. Vi ønsker en klub, som har plads til spillere i alle aldre og styrkeniveauer.

Bestyrelsen diskuterede muligheder for at arbejde med differentierede kontingentordninger for senior spillere (turneringsspillere vs motionistspillere). Det blev besluttet, at Niels udarbejder et oplæg, som bestyrelsen kan arbejde videre med på næste bestyrelsesmøde. Ændringer i kontingent regler skal til afstemning på Generalforsamlingen i juni 2024. Frem til GF har bestyrelsen jævnfør vedtægterne bemyndigelse til at lave individuelle særaftaler. I praksis er det Søren, som vurderer og indstiller medlemmer på særordning for bestyrelsen. Bestyrelsen drøftede muligheder og formål for en sådan særordning. Vi ønsker, at tilbyde en mere fair kontingentordning for nye motionistspillere for at sikre, at flere indmelder sig her og nu. Betingelser for at falde under denne ordning er:

1. Nye spillere, som har været til prøvetræning og som ikke er kendt i systemet (eksempelvis rating listen)
   2) Nye spillere, som forventer at spille max 1 gang om ugen (torsdagsholdet)
   3) Nye spillere, som klubben ikke har direkte udgifter på (holdgebyr, licens, trænerudgifter, tøj mv).

5) Budget / Økonomi – status

Niels gennemgik klubbens driftsposter og konstaterede, at vi er på budget. Sodavandsordningen, hvor vi tidligere har set svind, ser ud til at køre tilfredsstillende igen. Bestyrelsen godkendte en budgetramme på 1.500 kr. til trænerhonor for 60+ gruppen.

Regnskab fra MixMATCH i august viser et tilfredsstillende resultat. Da bestyrelsen har besluttet, at Helsingør Bordtennis Klub ikke arrangerer MixMATCH igen forløbig, så var der ingen grund til at evaluere regnskabet yderligere. Det blev i øvrigt nævnt, at Betina har indgået et samarbejde med klubberne Trelleborg og Slagelse om støtte dem i at arrangere MixMATCH stævnet til næste år på samme termin.

6) Lokalet – herunder lys, varme, gulv og lyd

Allan, som er vores lokale-/materialeforvalter, er i dialog med kommunens tekniske afdeling og samarbejdspartnere omkring flere forhold. Udskiftning til LED lys er d.d. næsten færdiggjort, der udestår blot en enkel lampe over bord 6.

Der pågår lige nu en dialog omkring muligheder for udskiftning af den eksisterende varmeinstallation til luft-til-vand varme pumpe. Klubben ønsker at blive inddraget, idet de nye radiatorer ikke kan placeres samme sted og i øvrigt kræver udskiftning af rørsystemet. Vi har allerede i dag udfordringer med, at radiatorer er placeret i ”spilleområdet” og dermed udgør en potentiel fare for spillerne, som kan falde og slå sig eller få lemmer i klemme. At montere nye radiatorer og lave rørføring højere op på væggen fra 50 til 220 cm vurderer vi, vil give endnu større risiko for skader og uheld, og vi ser derfor en potentiel risiko for at få et lokale, som er ubrugtligt for en bordtennisklub.

Gulvet er efterhånden meget nedslidt og særligt ved bord 1 og 2 ses tydelige sprækker, som skal udbedres. Betina har fået anbefalet gulvtypen Taraflex® via andre klubber og BTDK. Allan er i dialog med et firma, som vil udføre en prøvesvejsning, hvorefter vi kan vurdere løsning og indgå i forhandling både med firma og kommune omkring den nødvendige reparation og udgift.

Allan også i gang med at undersøge muligheder for forbedring af akustikken i lokalet, og er også i dialog med kommunen heromkring.

7) Materialer og præmier

Der er brug for flere ”gode” lånbat i kassen. Søren laver opslag på facebook om opfordring til turneringsspillere om at donere træ og belægninger, som de ikke længere selv har brug for. Bestyrelsen beslutter at købe 2 ekstra ungdomsbat samt 2 kasser bolde, Andro speedball 3S***. Betina sørger for indkøb hos BTEX. Under punktet her godkendte bestyrelsens også budget til senior rangliste præmier på ca. 150 kr. per gang.

8) Beslutning om transport udgifter til 1. holdet

I denne sæson gør vi brug af svenske spillere på førsteholdet. Vi kan konstatere, at en af vores nye spiller har længere transport end vi tidligere har set, og derfor er der behov for en afklaring af en budgetramme til transportudgifter. Bestyrelsen godkender, at førsteholdet kan råde over en budgetramme på op til 5.000 kr.

9) Struktur for bestyrelsens møder og kommunikation

Vi fortsætter med nuværende kommunikationsform. Vi skal prøve at begrænse antal mails og så vidt muligt bruge Messenger grupperne. Flere oplever, at der er ”alt for” mange mails i forbindelse med bestyrelsesarbejdet, men alle er enige om, at det må ses som en naturlig konsekvens af, at der er gået alt for lang tid mellem bestyrelsesmøderne.

10) Opdatering af hjemmesiden

Peter og Betina står for opdatering hjemmesiden, herunder artikler og kalender. Menupunktet ”Bestyrelse og arbejdsgrupper – Helsingør BTK (helsingorbordtennis.dk)” skal opdateres som følge af Steens udtrædelse af bestyrelsen, og rollen som ”Næstformand udgår dermed helt”.  Steen fortsætter dog med at være en af HBTKs ledelse, da han fortsætter som turneringsleder. Betina laver opdatering heraf på hjemmesiden.