Bestyrelsens beretning 2024

12. juni 2024 Admin HBTK Nyheder generelt

Vi opfordrer alle medlemmer til at læse bestyrelsens beretning, og selvfølgelig også til at deltage på årets generalforsamling, som afholdes i klubben mandag den 17. juni 2024 kl. 19:00.

Som formand for klubben indleder jeg med et generelt afsnit, og det efterfølges af nogle detaljerede afsnit, der er udarbejdet i samarbejde med de øvrige bestyrelsesmedlemmer. I de detaljerede afsnit har vi valgt at zoome ind på følende områder:

Økonomi
Klublokale og materialer
Sportslige resultater
60+’erne
Seniorerne
Ungdommen

Generelt

Min motivation som formand: Jeg tager nu hul på mit 5. år som bestyrelsesmedlem i klubben, og muligvis mit 3. år som formand, da det jf. vedtægterne er bestyrelsen, som skal vælge formanden og konstituere bestyrelsen på det førstkommende møde efter generalforsamlingen. Jeg er trådt ind på formandsposten med en ægte gejst og interesse for at skabe de bedste rammer for vores sport, både på klubplan og for sporten som helhed. På klubplan handler mine opgaver selvfølgelig først og fremmest om drift og praktiske gøremål, men det er også min interesse at få sat en tydelig strategisk kurs for klubbens profil og udvikling, der er i tråd med den overordnede strategi for Bordtennis Danmark. I begyndelsen af juni deltog jeg i klubbernes dag, som er en dag, hvor strategiarbejde og sparring er i fokus. Her hørte jeg om den nye app “Sukiru Challenges”, som jeg håber, vi som klub kan være med til at promovere. Der var også et interessant oplæg om “fremtidens foreningsliv” med Kresten Schultz Jørgensen, og det igangsatte en god debat om, hvordan vi sælger sporten ”som produkt” bedst muligt. Jeg blev desuden inspireret af gode cases fra andre klubber, som bl.a. er lykkedes med at skabe den gode klubkultur, udvikling i ungdomsarbejdet og sammenhængskraft i klubben. Endvidere fik jeg indsigt i strategien for 2026-2029, og jeg var med til at debattere SWOT områder for bordtennissporten (styrker, svagheder, muligheder og trusler).

Opsummering af indsatser i det forgangne år: Jeg vil gerne komme med en stor tak til klubbens frivillige, trænere og forældre for jeres opbakning og indsats på klubbens mange aktiviteter i det forgangne år. Vi er lykkedes med rigtig mange vigtige opgaver, og selvom vi er en lille klub med få “frivillige hænder”, så er vi kommet i mål med mange planer:

MixMATCH stævnet i Helsingør blev gennemført med over 100 deltagere (39 hold), og konceptet er nu godt “overleveret” til en ny klub.
Projekt Genstart Ungdom blev afsluttet, og vi driver nu igen en ungdomsafdeling med mange glade og motiverede spillere. Projektet blev hjulpet godt på vej af en bevilling fra DIF/DGI puljen, læs nærmere her DIF Nyhed og her Projekt Genstart HBTK Ungdom
Prøvetræning via Motivu platformen er etableret med god succes, og det har udover tilgang af ungdomsspillere også givet grobund for et nyt senior træningshold med spillere på serie 2-5 niveau.
Vi har fået etableret et serie-5 hold, og er nu godt på vej til at få knækket koden med fastholdelse af spillere under serie 2 niveau. Vi ønsker nemlig at være en klub med et tilbud til alle niveauer og aldre.
Vores klub var vært for et begynder-ungdomsstævnei december, og det blev gennemført med stor succes, takket være god opbakning fra forældre, flot teamwork fra trænergruppen og ikke mindst super god styring fra Peter Tranto (erfaring fornægter sig ikke).
Lokalet har fået en opgradering på lys, varme og ventilation. Håndværkerne er lige nu i gang med at fjerne de gamle radiatorer og med en ny bevilling fra DIF/DGI puljen kan vi snart komme i gang med at få udbedret gulvet, læs nærmere i afsnit 2.

Fokusområder for næste sæson: Hvis jeg skal vælge to fokusområder, der skal indgå i arbejdet med den strategiske kurs – så er det kultur og ressourcer.

Kultur: For flertallet i bestyrelsen er det vigtigt at værne om det harmoniske fællesskab. Vi ønsker en klub med sammenhængskraft og dermed også et godt træningsmiljø med en kultur, hvor der er plads til alle – og det er den inkluderende kultur, som også er vejen til at højne det sportslige niveau. Vi kan naturligvis møde perioder med både opgang og nedgang, men vi tror på, at det harmoniske fællesskab vil skabe en velfungerende klub, som kan fastholde og tiltrække spillere på den lange bane. Vi har i bestyrelsen haft en del diskussioner omkring 1. holdet, og deres deltagelse i herredivisionen, som er betinget af, at holdet kan forstærkes med spillere fra andre klubber. Flertallet i bestyrelsen har en holdning, som handler om det princip, at vi som klub ikke skal betale eller bruge ressourcer på spillere, som ikke er medlem i klubben eller har nogen form for synlighed og interaktion med klubbens medlemmer. Det er ikke afgørende om det er få eller mange penge. Hvis vi som klub skal gøre os på divisionsniveau og avancere i graderne, skal det være fordi vores dygtigste spillere, gamle som nye, er en del af træningsmiljøet og dermed medvirker til at højne niveauet for andre spillere. Det må også være det ansvar som følger med, når man er klubbens bedste spillere. Et flertal i bestyrelsen har givet 1. holdet en kraftig opfordring til at sammensætte holdet af spillere, som har en tæt tilknytning til Helsingør Bordtennis evt. at forsøge et samarbejde med naboklubberne i form af overbygningsklub.
Ressourcer: Jeg kunne godt fortsætte i samme spor som sidste år og gentage klagehistorien om manglende frivillige kræfter og ”Tordenskjolds Soldater”. Jeg vil i stedet fokusere på den gode historie, og de mange ting, som vi er lykkedes med jf. listen ovenfor. Lad os fortsætte det gode arbejde og huske hinanden på, at vi alle kan være med til at skabe den gode stemning og de gode initiativer, som vil få vores klub til at boble og sprudle i den nye sæson. Det er min holdning, at bestyrelsesmedlemmer ikke bare skal ”sidde i bestyrelsen”, men de skal vælges ind fordi de har tid, vilje og kompetencer til at tage aktivt del i driften og de mange praktiske opgaver. Arbejdsfordelingen i bestyrelsen aftales typisk på det førstkommende bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen og dokumenteres på hjemmesiden: Bestyrelse og arbejdsgrupper. Niels, Søren og Lars er de tre bestyrelsesmedlemmer, som sammen med formanden trækker et stort læs. Vi er dækket rigtig godt ind på kassereropgaverne, da Niels gør et virkeligt godt arbejde. Herudover varetager Niels også opgaver og ansvar som ”udvalgsformand for 60+”. Lars varetager sodavandsordningen og har desuden været en vigtig ressource i ungdomstræningen. Søren varetager en stor og vigtig opgave med at skabe og drive det nye senior træningshold, og han har desuden hjulpet til med ungdomstræningen. Herudover får bestyrelsen hjælp fra Peter på flere sekretariatsfunktioner og fra Allan, som på meget tilfredsstillende vis udfylder rollen som lokale- og materialeforvalter. Der er dog stadig en lang række opgaver, som med fordel kan uddelegeres til andre uden for bestyrelsen. Jeg vil gerne opfordre klubbens medlemmer til at melde sig til at varetage en eller flere af nedenstående opgaver:

1) Økonomi

Medlemmer og medlemsgrupper sæson 23/24:

Medlemstallet har haft en positiv udvikling i året og det gælder for alle tre medlemskategorier. Specielt glædeligt er det at den negative udvikling i medlemstallet for de unge er vendt til en positiv stabilisering med en nettotilgang på 4 medlemmer. Seniorerne har haft en tilgang på 8 medlemmer og ingen udmeldelser i det forgangne år; det er ligeledes en positiv ændring fra de seneste års udvikling. Og endelig fortsætter 60+’erne fremgangen med en nettotilgang på 10 til i alt 85 medlemmer. Fremgangen hos de unge og blandt seniorerne er afgørende for klubbens sportslige og økonomiske situation. Kan vi stabilisere medlemstallene på ca. 20 for ungdommen, 35 for seniorer og 80 for 60+ere, er det vores vurdering, at vi har en klub, hvor medlemsfordeling, klubbens kapaciteter og ressourceforbrug hænger sammen på en god og stabil måde.

Grundet medlemsfremgangen er indtægterne fra kontingentbetalinger ca. 20.000 kr. højere end budgetteret. Ligeledes tæller et i året fremkommet overskud på MixMatch stævnet på ca. 13.000 kr. positivt i regnskabet. Sodavandsregnskabet udviser et overskud på ca. 2.000 kr., hvilket også er en fremgang fra sidste år, ligesom det sidste år konstaterede svind, nu ikke længere forekommer. Indtægter fra vores sponsorer er på budget med ca. 15.000 kr. Endelig har vi fået et tilskud på 30.000 kr. til reparation af gulvet fra DGI i året, omend selve udgiften først bogføres i det nye regnskabsår.

På udgiftssiden har vi i alt haft om omkostninger til trænere og medlemskampagne på sociale medier og andre omkostninger for ungdomsgruppen på ca. 75.000 kr. Det er dog her væsentligt at bemærke at vi har fået direkte tilskud på 27.275 kr. fra DGI til støtte for ungdomsindsatsen. Denne har været et bevidst strategisk valg fra bestyrelsen for at få ungdomsafdelingen på fode igen. Næste år vil der blive budgetteret med et mindre beløb til ungdommen, idet vi ikke forudser en ny hvervekampagne på samme niveau. Udgifter til kilometergodtgørelse og diæter har været noget over budget, hvorfor bestyrelsen vil praktisere en mere restriktiv udgiftspolitik på dette område fremover. Øvrige omkostninger såsom licenser, stævnedeltagelse m.m. har stort set udviklet sig som budgetteret.

Indtægter må som udgangspunkt kun optages i driftsregnskabet, når indtægten er sikker. Da DIF/DGI puljemidler og bevillinger er betinget af en række aktiviteter, som man netop har søgt pengene til, så bør indtægten følge omkostningen til disse aktiviteter. Klubben har nu to år i træk modtaget bevillinger indgående på bankkontoen i et tidligere regnskabsår end den planlagte aktivitet. Det giver nogle udfordringer i forhold til at forklare det reelle driftsresultat for året. Det faktuelle driftsresultat i regnskabet 23/24 viser et underskud på 4.652 kr. Men det reelle driftsunderskud er noget højere, når man kigger på årets driftsudgifter og driftsindtægter efter der er renset for føromtalte bevillinger og tilhørende aktivitetsudgifter.

Bestyrelsen har besluttet, at vi ikke ønsker at budgettere med store driftsunderskud, og dermed “spise” af vores opsparing stille og roligt. Vi har brug for en robust buffer, da vi fremadrettet må forvente flere udgifter til vedligeholdelse og reparation af lokale og inventar. Vi har nu været i klubben i 40 år, og i de senere år har vi set en voksende 60+ afdeling, som i sig selv er rigtigt godt, men vi må også erkende at vækst slider på vores lokale og inventar. Helt aktuelt budgetterer vi med en egenbetaling på godt 30.000 for udbedring af gulvet, og denne reparation dækker endda kun 1/3 af det samlede areal. Vi har efterhånden også flere nedslidte bordtennisborde. For at få en nogenlunde balance i driftsresultatet til næste sæson har vi set det nødvendigt at øge vores indtægter, primært ved kontingentforhøjelser for seniorer og 60+’ere og at vi skal reducere omkostningerne til kilometergodtgørelser og ’ad hoc’ sociale aktiviteter og i stedet allokere præcise budgetter for den type udgifter til de tre gruppers ledere.

/ Niels

2) Lokalet

Lokalet har fået en opgradering på lys, varme og ventilation, og bestyrelsen planlægger i samarbejde med Allan, vores lokaleforvalter at få gjort noget mere ved loungeområdet og akustikken. Vi kan også snart se frem til at få udbedret gulvet omkring bord 1 og 2. Læs nærmere om Projekt “FIX GULVET” , som er blevet muliggjort med en ny økonomisk bevilling fra DIF/DGI puljen. Klubben er i vækst på flere segmenter, og jo flere medlemmer, jo større slid må vi forvente på vores lokale og inventar. Bestyrelsen har nogle opmærksomhedspunkter omkring adfærd i klubben, og vi har set det nødvendigt at udarbejde og kommunikere nogle ordensregler. Som mange har bemærket, så har vi fået lavet en plakat med 5 vigtige husregler, læs her: HUSREGLER i Helsingør Bordtennis Klub

Det har været særligt vigtigt at få medlemmerne til at forstå, at vi skal passe på vores bordtennisborde. Bordene holder ikke til at sidde på, og vi har alt for ofte oplevet, at vores borde er hakket, snavset eller har fået pletter (bl.a. svedaftryk fra siddende numser). Det er på ingen måde optimalt for en rigtig bordtennisklub, hvor der dyrkes konkurrence bordtennis. Vi kan her indskyde, at vi har nultolerance i forhold til at ”hakke battet ned i bordet” med fortsæt fordi man skal have afløb for sine aggressioner. Bemærk, at vi har indkøbt special renseprodukt til bordtennisbordene, som skal anvendes, da almindelig vand og sæbe ødelægger bordets overflade. Det hedder Butterfly Table Cleaner og det står i skabet. Vi vil til sidst gerne minde om, at vandposten kun er til vand. Afløbet tåler ikke kaffe- eller sodavandsrester, og det er urimeligt at vores materialeforvalter skal bruge så meget tid på at rengøre afløbet.

/Betina og Allan

3) Sportslige resultater

Helsingør Bordtennis har deltaget med flere hold i Danmarksturneringen (DT) og de sportslige resultater har generelt været tilfredsstillende. Vores Herre DT-hold undgik med nød og næppe nedrykning til 3. division. Vores to DT-Veteran-50 hold spillede begge slutspil i oprykningspuljen til DM-rækken. Det ene hold vandt rækken og dermed guld i 1. division og oprykning til DM-rækken næste år. Det andet hold endte på sidste pladsen i oprykningspuljen og forbliver derved i 1. division til næste år. Vores DT-Oldgirls (33+) hold var snublende tæt på at vinde Danmarksmesterskabet, men måtte desværre se sig slået 3-2 i den afgørende kamp mod Triton.

Helsingør Bordtennis har også haft flere hold med henholdsvis BAT-60 holdturneringen (se omtale under afsnit 4) og Øst holdturneringen (se omtale under afsnit 5).

Flere af vores seniorspillere har alder og niveau til at deltage i Danmarksmesterskaberne for Elite Veteraner, som blev afviklet i Herlev Hallerne. Betina vandt som den eneste Helsingør spiller medalje, omend det var noget skuffende kun at vinde 1 enkel medalje, det var en bronze, som hun vandt i Veteran-50 sammen med søster, Anja Bech fra Fredensborg. Betina stillede desuden også op til de Øst Danske mesterskaber, og vandt her sølv med søster Anja i veteran 40 double og sølv med Lars Rasmussen, Allerød i Senior Mix. Vores ungdomsspiller Arnold Andersen blev Østdansk mester i puslinge D sammen med Oskar Raune fra Team Egedal.

En af de ting, som vi gerne vil gøre bedre til næste år, er at få flere medlemmer til at deltage i stævner. Vores flotte Helsingør klubtrøjer er generelt alt for lidt repræsenteret til de danske stævner. Vi skal have skabt en tradition for stævnedeltagelse, og vi vil prøve at finde et stævne, som egner sig som ”klubturs-arrangement”. Vi har dog heldigvis nogle få medlemmer, som på eget initiativ har stillet op til stævner rundt omkring i Danmark.

Klubmesterskaberne 2024 blev afviklet for Senior, Ungdom og 60+ over flere dage. Resultaterne ser således ud:

Klubmester Single – Ungdom: Anastasia
Klubmester Single – Senior: Rasmus Olsen
Klubmester Double – Senior: Rasmus Olsen og Rasmus Guldberg
Klubmester 60+ – Senior: John Frederiksen
Klubmester 60+ – Inger Jönsson og Ted Morgan

/Betina

4) 60+erne

Igen i denne sæson har vi haft markant medlemsfremgang hos 60+’erne. Det har kunnet lade sig gøre, idet vi har udvidet ’åbningstiden’ betydeligt, så der nu kan spilles alle ugens formiddage. Dermed har vi spredt belastningen på fem dage, men meget mere end 80-85 medlemmer skal vi nok ikke være, hvis der skal være plads til alle. Vi har åbnet for medlemstilgangen igen, men holder øje med den aktuelle udnyttelse af lokalet.

Også sportsligt har det været et godt år. 6 medlemmer deltog i DGI’s Landsmesterskaber i Vejen og alle kom hjem til Helsingør med præmier. Vi deltager også hyppigt i diverse turneringer, arrangeret af BAT60+ i diverse klubber på Sjælland. Som noget nyt i år har vi med 2 hold deltaget i den løbende BAT-60 Danmarksturnering. Et af vores hold vandt samtlige kampe og blev derved nummer 1 i deres pulje. Endelig har vi afholdt KM24 med stor opbakning. I alt 30 medlemmer meldte sig til mesterskaberne, som blev afviklet i 2 kategorier (A og B) med både double og single.

Sommerfrokosten blev nydt på Hammermøllen i Hellebæk i strålende sol og humør. Nytårsfrokosten holdt vi igen i de smukke lokaler i Helsingørs Kongelig Privilegerede Skydeselskabs lokaler. Det sociale, hyggelige sammenhold er en væsentlig del af klublivet hos 60+’erne.

Endelig skal nævnes at vi også i år har holdt fem træningssessioner for i alt 20 medlemmer med Yael, hvilket har været meget populært.

/Niels

5) Seniorerne

Bestyrelsen har debatteret vores klubprofil, og der er enighed om at vi ønsker at fremme vores profil som en breddeklub med et godt tilbud til alle spillere – uanset styrkeniveau og alder. Klubben har længe haft udfordringer med at tiltrække og fastholde nye spillere, særligt motionister og spillere på serie 2-5 niveau. Da vi startede sæson 23/24 var der kun 3 spillere tilbage på torsdagsholdet. Men Motivu kampagnen på sociale medier har vist sig at være en succes, da prøvetræningen har dannet grobund for en del nye medlemmer. Torsdagsholdet består nu af en rigtig god og sammentømret gruppe på 15-16 spillere. Der er fast træning for denne gruppe tirsdag og torsdag aften. Vi afholder en fast månedsmatch den 1. torsdag i hver måned, hvilket er meget populært og næsten alle deltager hver gang. Derudover trænes der på forskellige ting efter behov. Det er meget positivt for klubben at godt 10 af de nye medlemmer har interesse i at spille med i holdturneringen på hhv. serie 3, 4 og 5. Vi har en tro på, at vi kan bevare de nye medlemmer med den indsats vi lægger i dem pt. Søren vil fortsat gerne påtage sig denne opgave.

Klubbens turneringsspillere på serie 2 niveau og opad træner om mandagen, og alle hold har haft fast hjemmekamp om onsdagen. Helsingør bordtennis har i sæsonen deltaget med tre hold i Øst holdturneringen. Helsingør-2 har i Østserien klaret sig rigtig godt og afsluttede med en 4. plads. Helsingør-3 spillede serie 1 kreds 4 og endte her på en samlet 7. plads og forbliver dermed i rækken. Helsingør-4 spillede også i serie 1, men holdet kunne desværre ikke klare sig i kreds 3, og med en samlet 9. plads rykker holdet ned i serie 2.

Ranglisten har været til debat blandt flere medlemmer. Bestyrelsen vil nu vurdere de forskellige ændringsforslag, som for manges vedkomne er stillet med et ønske om at inkludere flere spillere i turneringen. Ranglisten er forbeholdt klubbens turneringsspillere, så man kan få god kamptræning ca. 2 mandage om måneden. Men der er desværre flere turneringsspillere, som føler sig ekskluderet, da ranglisten i sin nuværende form har en uhensigtsmæssig kapacitetsbegrænsning. Da ranglisten er en fortløbende turnering, så er der også meget administration i at holde styr på placeringer og håndtering af afbud, oversiddere og reserver. Dette er blevet mere besværligt, da det ligger i tidens trend, at man ikke kan planlægge med stabilt fremmøde blandt medlemmerne.

/Søren og Betina

6) Ungdommen

Klubben havde i sæsonen 2022-23 flere krisemøder og vi var tæt på at lukke ungdomsafdelingen, for det syntes dengang at være det nemmeste og den naturlige konsekvens med drastisk dalende medlemstal. Vi havde før Corona en stor velfungerende ungdomsafdeling med 50 spillere fordelt på flere træningshold. I foråret 2023 havde vi kun 5 medlemmer tilbage, og ved sæsonstart i august 2023 var vi nede på 0 spillere. Vi var faktisk skudt helt i sænk, og vi kunne simpelthen ikke få fat i nye medlemmer i den unge aldersgruppe lige meget, hvad vi forsøgte. Vi inviterede til sommerferie aktiviteter, delte flyers rundt i fritidsordninger og på arbejdspladser, men det rykkede ikke rigtigt. Vi kunne også konstatere, at med de manglende medlemmer faldt også antallet af de frivillige og det blev hønen eller ægget i forhold til at rekruttere trænere og frivillige ledere. Klubbens mangeårige tradition med at gøre en stor indsats for at sikre næste generation og dermed eksistensgrundlaget var truet.

Men med hjælp fra DIF og DGIs foreningspulje har klubben kunne bruge en bevilling på godt 27.000 kroner til en effektiv og målrettet indsats via Motivu platformen for at hverve nye unge medlemmer til klubben.

Vi er meget stolte af, at det er lykkedes for os at vende skuden. Vi har siden oktober haft et flow på 26 spilere, som har deltaget i træningssessioner fordelt på mandage og torsdage. Ved udgangen af sæsonen ser det ud til, at vi er lykkedes med at fastholde 16 spillere. Det er ganske tilfredsstillende, men vi kan ikke læne os tilbage. Vi har stadig udfordringer med at tiltrække og fastholde ledere og trænere, som kan organisere og drive en ungdomsafdeling. Vi har i 2023/24 kæmpet med at sikre en stabil allokering af træner ressourcer, og i januar stod vi med en pludselig udfordring, da en af vores faste trænere måtte stoppe med kort varsel. Nu havde vi endelig fået medlemmer ind ad døren, og så var vi ved at tabe det hele på gulvet. For at sikre stabilitet besluttede vi derfor at dække torsdagen af med en ekstern træner, som er Lars Rasmussen, der kommer med en mangeårig erfaring, som både træner og leder i Allerød Bordtennis. Mandagen har også været dækket med en ekstern træner, nemlig Rasmus Sørensen, som er en ung og meget dygtig bordtennisspiller fra Hillerød. De to eksterne trænere blev teamet-up med interne ressourcer hhv. Lars Hansen om mandagen og Betina B. om torsdagen. Steen J. og Søren M. har desuden også hjulpet godt til med trænergerningen, og har været en vigtig stabil resource særlig i opstartsfasen. Vi synes, at vi har leveret en høj kvalitet i træningen, og det har været godt for klubben med inspiration og kompetencer fra de eksterne trænere, men vi vil allerhest kunne dække træningen af med vores egne dygtige trænere fremadrettede. Den fortsatte udvikling og drift af ungdomsafdelingen er selvfølgelig nødt til at ske med et lederskab af interne ressourcer – og ikke ved køb af eksterne ressourcer.

Lørdag den 9. december var Helsingør Bordtennis vært ved et kombineret Begynder- og Ungdomsstævne under Bordtennis Danmark (BTDK) med Kreds 1, og enkelte Kreds 2 spillere. Stævnet var velbesøgt med 17 glade bordtennisbørn, som alle havde taget forældre eller bedsteforældre med til det, der i mange tilfælde, var spillernes første møde med et bordtennisstævne. Stævnet blev en stor succes og velorganiseret med hjælp fra Peter T., Raymond, Steen J., Søren M. og Betina.

Tusind tak til Lars H. og Steen J. for at arrangere og afvikle klubmesterskabet for ungdommen. I alt 6 spillere mødte op den 1. juni og var kampklare. Spillerne blev seedet og inddelt i 2 puljer af 3 i hver. Årets klubmester blev Anastasia, som i finalen spillede mod Hjalte. Valdemar vandt kampen om bronzepladsen over Arnold. Ruisi og Oscar kæmpede godt, og selvom det ikke rakte til en medalje, så var det alligevel en god oplevelse. Alle fik flødeboller og sodavand.

/Betina