Referat fra generalforsamlingen afholdt den 17. juni 2024

Referat fra generalforsamlingen afholdt den 17. juni 2024 i klublokalet på Idrætscenter Løvdal.

DAGSORDEN

1. Valg af dirigent
2. Bestyrelsens beretning
3. Fremlæggelse af regnskab og budget for det kommende regnskabsår
4. Behandling af indkomne forslag
5. Ændringsforslag til vedtægter for Helsingør Bordtennis Klub
6. Fastsættelse af kontingent for den kommende sæson
7. Valg af bestyrelse i henhold til § 6
8. Valg af 1 bestyrelsessuppleant
9. Valg af 1 revisor og 1 suppleant
10. Eventuelt

Punkt 1 – Valg af dirigent og referent

Formanden byder velkommen, og forsamlingen vælger Asger K. som dirigent.

Beslutning: Dirigenten konstaterer, at generalforsamlingen er rettidigt indkaldt.  Generalforsamlingen er beslutningsdygtig med 30 stemmeberettigede deltagere.

Punkt 2 – Bestyrelsens beretning

Formanden præsenterer bestyrelsens beretning, som forinden mødet er publiceret på klubbens hjemmeside (se Link) og i klubbens facebook grupper, men er også udsendt til alle registrerede medlemmer via e-mail. Formanden konstaterer, at det er en lang beretning, fordi den giver en grundig gennemgang af året på flere områder.  Formanden starter med at takke klubbens frivillige – som er trænere, forældre og ledere.  Citat: ”Vi har som det fremgår i beretningen kommet i mål med mange planer”.  Formanden fremhæver MixMATCH stævnet, som en vigtig indsats. Klubben har afholdt stævnet gennem flere år med stor succes og god indtjening, og i år var det særligt vigtig at få det gennemført med god succes, da det var klubbens sidste MixMATCH stævne. Citat: ”Jeg er stolt af, at vi er lykkedes så flot med en ægte klubindsats og der er mange frivillige, som jeg ønsker at takke. Det er glædeligt, at konceptet nu er godt overleveret til Slagelse/Trelleborg. 

Formanden beretter, at hun sammen med et flertal i bestyrelsen har et ønske om at få mere transparens i budgetteringsprincipper og for hvordan midlerne anvendes samt i øvrigt at holde orden i penalhuset.  Hun nævner som eksempel, at det er vigtigt, at bevillinger anvendes i overensstemmelse med det formål, de er ansøgt til, og refererer hertil, at klubben på denne baggrund har sendt ca. 8.000 kr. retur til DIF/DGI.

Formanden nævner endvidere, at der også har været flertal i bestyrelsen om at arbejde med en profil som breddeklub dvs. et ønske om at kunne tiltrække og fastholde spillere på alle niveauer og i alle aldre. Hun fremhæver, at Søren, gør meget for at få de nye senior spillere til at føle sig godt tilpas og at det er hans fortjeneste, at klubben nu ser et voksende torsdagshold.  Desuden fremhæves Niels i forhold til 60+ indsatser samt Lars og Steen, som har taget sig godt af ungdomsspilerne. Citat: ”Når jeg nu kommer ind på samarbejdsproblemer i bestyrelsen, så er det ikke forhold til indsatserne fra de her nævnte.   Et godt samarbejde handler for mig om tillid og stemning. Vi er her på frivillig basis, og hvis samarbejdet er for tungt, så skal der ikke meget til at knække motivationen.  Jeg anerkender selvfølgelig, at man kan have forskellige meninger, og jeg anerkender også at man i perioder kan være presset på tid og energi”.

Formanden reflekterer over den nuværende regel i klubbens vedtægter, som betyder, at der i bestyrelsen er plads til 7 medlemmer.  Citat:  ”Jo flere bestyrelsesmedlemmer jo svære er det at blive enige. Personligt ville jeg foretrække en lille handlekraftig bestyrelse dvs. 1 formand, 1 kasserer og max 1-2 bestyrelsesmedlemmer. Min oplevelse af året har været, at det hverken har været sjovt eller effektivt. Den nye bestyrelse har meget at tænke over i forhold til samarbejde. Jeg håber selvfølgelig, at den nye bestyrelse kommer til at fortsætte ud af samme linje, som jeg har været med til at lægge – og her må jeg sige, at det har været i et super samarbejde med Niels og Søren.   Min motivation for at fortsætte er pt. ikke eksisterende, dels grundet en for tung bestyrelsessammensætning og dels fordi de mange arbejdsopgaver ikke er foreneligt med mit lønnede job.

Punkt 2 – kommentarer og spørgsmål fra forsamlingen:

Forsamlingen debatterer nogle af emnerne fra beretningen, og særlig emnet vedrørende ressourcer. Thorben H. gør bestyrelsen opmærksom på, at han kan hjælpe med hjemmesiden og praktiske opgaver, som er nævnt under webmaster i opgavelisten.

Lars H. gør opmærksom på, at han har været utilfreds med bestyrelsens beslutning omkring bemanding af ungdomstræningen, hvor Lars R. blev hentet ind som træner sammen med Betina. Lars H. retter en direkte kritik af Betina, idet Lars H. har følt sig vraget på torsdagstræningen. Betina forsvarer kritikken ved at forklare hendes motivation for at være træner, og hun mener, at man ikke stod med andre valg, idet den faste torsdagstræner stoppede med meget kort varsel, og at der derfor skulle findes en hurtig løsning. Betina understreger, at løsningen var en bestyrelsesbeslutning, og at den først og fremmest handlede om at skabe stabilitet. Betina fremfører desuden til sit forsvar, at hun mener, der er levereret en høj kvalitet i trænergerningen om torsdagen, og at hun ikke mener, at Lars H. blev vraget, idet han i stedet blev allokeret til mandagstræningen.

Konklusion:  Dirigenten noterer sig, at forsamlingen tager beretningen til efterretning uden yderligere indvendinger. 

Punkt 3A – Fremlæggelse af regnskab 2023-24.

Kassereren (Niels F) uddeler samt præsenterer regnskab for sæson 2023-24 og gennemgår de nuværende regnskabsprincipper for klubben bl.a. at der føres kassebog, og at der ikke arbejdes med Passiver og Aktiver. Som det også er forklaret i beretningen, så kan det være svært at forklare det reelle driftsresultat, når der er bevillinger, som går ind på bankbogen i et tidligere regnskabsår end den faktiske relaterede udgift.

Punkt 3A – Kommentarer og spørgsmål fra forsamlingen:

Rasmus O. melder sig til at hjælpe med et regnskabssystem, som kan hjælpe kassereren fremadrettet, særlig i forhold til problemer med at få periodiseret indtægter og udgifter.

Beslutning:  Forsamlingen godkender regnskabet 2023-24.

Punkt 3B – Fremlæggelse budget for 2024-25.

Dirigenten gør opmærksom på, at budgettet jf. klubbens vedtægter ikke skal godkendes af generalforsamlingen. Alligevel opfordrer han til at få bragt bestyrelsens budgetforslag op til en god diskussion, idet generalforsamlingen jo er klubbens øverste styrende organ.

Herefter uddeler og fremlægger Niels bestyrelsens budgetforslag. De budgetterede indtægter baserer sig først og fremmest på følgende antagelse om medlemssituationen: 20 ungdom spillere, 35 senior-spillere og 80 60+ spillere.   På udgiftssiden redegører Niels for en ny budgetmodel, hvor der budgetteres med puljemidler, da man herved bør kunne opnå bedre styring og mere gennemsigtig for, hvordan klubbens midler anvendes. Der er i budgettet specificeret en ”fri disponibel kasse” til hver af de tre medlemsgrupper. Til ungdommen budgetteres der med 250 kr. per spiller, til senior gruppen budgetteres der med 300 kr. per spiller, og til 60+ gruppen budgetteres der med 200 kr. per spiller.  Under fælles klubudgifter budgetteres der bl.a. med udgifter til licenser, holdturnering, ungdomsstævner og ungdomstrænere.

Punkt 3B – Kommentarer og spørgsmål fra forsamlingen:

Rasmus O. gør opmærksom på, at der generelt har været forskellige holdninger i bestyrelsen. Ved samme lejlighed spørger Rasmus O. om det er korrekt, at der er kommet andre muligheder for udbedring af gulvet, og hvorfor man ikke har valgt en billigere løsning.  Klubbens Lokale- og Materiale Forvalter (Allan) redegører i detaljer for forløbet omkring afklaring af løsning bl.a. at man har været i kontakt med andre klubber og forskellige leverandører. Der har været lagt vægt på at få en løsning, som er langtidsholdbar og at få opgaven udført af et professionelt firma, som har faglig ekspertise og leverer opgaven på regning, så der også er garanti. Den fagmand, som Allan har været i dialog med, og som vi har valgt til opgaven, har desuden helt konkret erfaring med bordtennisgulv. Forsamlingen har en længere debat omkring muligheder for udbedring af gulvet.  Betina gør opmærksom på, at ”ordren allerede er lagt hos det professionelle gulvfirma”, og at det baserer sig på en bestyrelsesbeslutning. Hun fortæller desuden forsamlingen, at hun ikke kender til, at der har været bragt noget konkret forslag om alternative løsninger frem til bestyrelsens beslutning. Ingen i forsamlingen erklærer sig uenig i den opfattelse.

Steen J. stiller spørgsmål til beløbets størrelse på de såkaldte ”disponible kasser”. Han fremfører et synspunkt om, at der bør være overensstemmelse mellem satsen på gruppens disponible kasse og satsen på gruppens kontingent. Han spørger specifik ind til forholdet mellem 60+ og seniorgruppen.  Niels gør opmærksom på, at der i punkt 6 er opstillet forslag om kontingentforhøjelse for 60+ gruppen, og forklarer endvidere, at der til regnestykket skal medtages en ”kaffekasse”, som tidligere har været kørt frivilligt uden om klubbens officielle regnskab.  Steen takker for forklaringen og erklærer sig enig i fordelingsnøglen.

Theis A. udtrykker opbakning til beslutningen om, at kilometerpenge bortfalder. Det giver fin mening, at klubben ikke som standard yder tilskud til transport til udekampe for seriehold. Niels gør opmærksom på, at det er op til seniorgruppen at beslutte, hvis der er særlige situationer, hvor den disponible kasse skal dække kilometerpenge.

Theis A. fremsætter et ønske om, at få budgettet bedre specificeret i forhold til udgiftsposter for ungdommen. Det skal være lettere at gennemskue, hvad der f.eks. budgetteres til trænerudgifter, stævner og motivu platform.

Steen J. mener, at han kan lave en besparelse på ungdomstræningen på 20.000 kr.  Betina får ordet og konstaterer, at budgettet er baseret på forudsætninger, men at det vil være glædeligt, hvis klubbens udgifter kan reduceres ved at få realiseret Steen’s forslag.

Konklusion: Forsamlingen har haft en livlig debat med mange forskellige holdninger til budgettet. Dirigenten konstaterer, at det er op til den nyvalgte bestyrelse i hvilken grad og hvordan man vil forholde sig til de emner, der blev bragt op.

Punkt 4 – Behandling af indkomne forslag.

Der er ingen indkomne forslag.

Punkt 5 – Ændringsforslag til vedtægter for Helsingør Bordtennis Klub.

Betina motiverer bestyrelsens ændringsforslag, jf. bilag A.  Poul fremfører et synspunkt om, at der ikke er tale om et ændringsforslag, men blot en redaktionel rettelse. Dirigenten fastholder, at forslaget skal til afstemning.

Beslutning:  Bestyrelsens forslag vedtages med flertal fra mere end 2/3 af de stemmeberettigede.

Punkt 6 – Fastsættelse af kontingent for den kommende sæson.

Bestyrelsen stiller følgende forslag til kontingentstigning fra/med sæson 2023/24.

• Senior spillere stiger fra 1.400 kr. til 1.500 kr.
• 60+ spillere stiger fra 600 kr. til 750 kr.
• Kontingent for ungdomsspillere er uændret og dermed fortsat 1.080 kr.

Beslutning:  Bestyrelsens forslag vedtages enstemmigt af forsamlingen.

Punkt 7 – Valg af bestyrelse i henhold til § 6.

Betina får ordet og beder dirigenten om tilladelse til at suspendere mødet i ca. 10 min, da hun har behov for at drøfte situationen med to af bestyrelsesmedlemmerne.  Da mødet genoptages, meddeler Betina forsamlingen, at hun vælger at trække sig helt ud af bestyrelsen. Der foregår herefter en energisk debat i forsamlingen omkring klubbens fremtid, hvor også nogle af bestyrelsens siddende medlemmer og kandidater får mulighed for at redegøre for motivation og holdninger til bestyrelsesarbejdet.

Steen J., Theis A. Rasmus G. og Lars H. melder deres kandidatur, og alle 4 bliver valgt ind i bestyrelsen uden kampvalg, da bestyrelsen jf. klubbens vedtægter kan bestå af op til 7 medlemmer.

Beslutning:  Den nye bestyrelse består af 3 siddende bestyrelsesmedlemmer:  Rasmus O., Søren M., Niels F. og hertil tiltræder 4 bestyrelsesmedlemmer: Steen J., Theis A., Rasmus G. og Lars H.   Betina trækker sig helt ud af klubbens bestyrelses- og ledelsesarbejde.

Punkt 8 – Valg af 1 bestyrelsessuppleant

Kenneth N. meddeler sit kandidatur som suppleant.

Beslutning: Kenneth N. bliver enstemmigt valgt for en 1-årig periode.

Punkt 9 – Valg af 1 revisor og 1 revisorsuppleant

Peter Kallermann har meddelt, at han gerne modtager genvalg som revisor. Asger K. meddeler, at han gerne modtager valg som revisorsuppleant.

Beslutning: Revisor Peter Kallermann og revisorsuppleant Asger K. bliver enstemmigt valgt for en 1-årig periode.

Punkt 10 – Eventuelt

Flere i forsamlingen giver udtryk for, at det er blevet sent og at man gerne vil have mødet afsluttet.  Dirigenten takker generalforsamlingen for mødet, og erklærer mødet for hævet.

 

Bilag A: Ændringsforslag til klubbens vedtægter

Vi har konstateret en uheldig fejl i klubbens vedtægter §4, idet der fremgår en sætning, som burde være slettet ved den seneste opdatering, der blev besluttet ved generalforsamlingen den 9. juni 2021. Vedtægtens statement om, at formanden afgår i lige år har ikke praktisk betydning, idet det er bestyrelsen som ved konstitueringsmødet bestemmer om siddende formand skal fortsætte eller om der skal vælges en anden formand blandt bestyrelsesmedlemmerne. Bestyrelsen foreslår følgende tekst (ændring er fremhævet i rødt):

§ 06

Klubben ledes af den på generalforsamlingen valgte BESTYRELSE, som består af 1 formand, 1 kasserer samt 3-5 menige bestyrelsesmedlemmer.

Bestyrelsen konstituerer sig på første møde efter generalforsamlingen med formand, kasserer og de øvrige tillidsposter.

Bestyrelsens medlemmer vælges for 2 år ad gangen, således at formanden og 3 bestyrelsesmedlemmer afgår i lige år, og 3 bestyrelsesmedlemmer i ulige år.

Bestyrelsens medlemmer vælges for 2 år ad gangen, således at 2-3 bestyrelsesmedlemmer afgår i lige år, og 3-4 bestyrelsesmedlemmer i ulige år. Den siddende formand er formand indtil konstitueringen af den nye bestyrelse er besluttet.

Tiltrædelse sker pr. 1/7, hvor den nye bestyrelse konstituerer sig.

Der indkaldes til bestyrelsesmøder, når formanden finder det nødvendigt, eller hvis mindst 2 af bestyrelsesmedlemmerne kræver det.

Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen er mødt op. Bestyrelsens beslutninger afgøres ved almindeligt stemmeflertal, ved stemmelighed er formandens stemme afgørende.