Bestyrelsesmøde den 19. marts 2024

Nyheder generelt

Deltagere: Betina Bechersdahl, Lars Hansen, Søren Mathiasen, Niels Furu, Rasmus Guldberg, Rasmus Olsen.

Afbud fra: ingen

Dagsorden og referat:

  1. Godkendelse af referat fra sidst og fastsættelse af dagsorden for dagens møde.
  2. Fastsættelse af dato og andre praktiske forhold for Årets Generalforsamling
  3. Budgetmodel 2024-2025, herunder tilskudsregler
  4. Fastsættelse af kontingent for 2024-25 (GF punkt 5)
  5. Anbefalet løsning til gulv og afklaring af økonomiske resurser
  6. Status Ungdom
  7. Status Senior og Motionister
  8. Status 60+
  9. Status Lokale og Materiale
  10. Næste møde og dagsordenen
  11.  Evt.

 

1) Godkendelse af referat fra sidste møde og fastsættelse af dagsorden for dette møde

Referatet godkendes uden yderligere bemærkninger –link: Bestyrelsesmøde den 16. januar 2024

Dagsordenen godkendes og Rasmus O. vælges som mødestyrer.

2) Fastsættelse af dato og andre praktiske forhold for Årets Generalforsamling

Datoen fastsættes til mandag 17.06.2024. I henhold til vedtægter skal ordinær generalforsamling indkaldes med 3 ugers varsel. Indkomne forslag i henhold til vedtægternes punkt 4 skal være klubbens formand i hænde senest 2 uger før datoen for generalforsamlingen.

Punkt 7 – valg af bestyrelse:

  1. Rasmus Guldberg på valg – modtager genvalg for 2024-2026.
  2. Niels Furu bestyrelsesmedlem 2023–2025 – ej på valg.
  3. Søren Mathiasen, bestyrelsesmedlem 2023-2025 – ej på valg.
  4. Rasmus Olsen, bestyrelsesmedlem 2023-2025 – ej på valg.
  5. Betina Bechersdahl, formand 2023-2025 – ej på valg.
  6. Steen Jørgensen er trådt ud af bestyrelsen, og modtager ikke genvalg.
  7. Lars Hansen på valg som suppleant – modtager genvalg.

Bestyrelsen fordeler følgende planlægningsopgaver:

  • Facebook orientering / opret begivenhed [Betina].
  • Udarbejdelse af invitation [Betina].
  • Udsendelse af invitation pr. e-mail [Niels skriver til alle registrerede i starten af maj].
  • Aftale med dirigent [Lars undersøger muligheder blandt seniorerne].
  • Beretning – Betina laver udkast [Niels fremsender input i starten af maj].
  • Forberedelse af budget og regnskab
    [Niels færddiggører regnskabet i starten af juni – og for at hjælpe kasseren sætter vi 6. maj, som deadline for, hvornår regninger udlæg skal være kassereren i hænde.

Se i øvrigt referat fra GF 2023  her Referat fra generalforsamlingen afholdt den 12. juni 2023 – Helsingør BTK (helsingorbordtennis.dk)

 

3) Budgetmodel 2024-2025, herunder tilskudsregler

Der er i bestyrelsen flertal for følgende principbeslutninger.

Formål: Vi ønsker at opnå større gennemsigtighed for, hvordan klubbens midler budgetteres og anvendes.

#1: Vi ønsker at arbejde med principper for primærdrift og puljedrift:

Primærdrift er fælleskassen dvs. driftsudgifter som skal dækkes på tværs af alle kontingent grupper.  Alle nødvendige udgifter til at drive ungdomsafdelingen betragtes som primærdrift dvs. skal dækkes af ”fælleskassen”. Udgifter til afvikling af det ”rigtige” klubmesterskabet (også kaldet mesterskabsrækken), udnævnelse af æresmedlemmer, årets spillere eller andre anerkendelser skal også budgetteres som primærdrift.

Puljedrift besluttes og budgetteres som en 1-årlig budgetramme til hver af de 3 udvalg: ”Ungdom, senior og 60+”. Midlerne kan ikke overføres til næste års regnskab. Ranglistepræmier, kaffe-/ kageordning og andre sociale aktiviteter skal dækkes af puljemidler.  Det er udvalgsformanden, som bestemmer, hvordan puljemidlerne skal anvendes. Udvalg nedsættes i forbindelse med konstituering af den nye bestyrelse, hvor bestyrelsens roller og arbejdsopgaver normalt også fordeles og besluttes.

#2: Tilskudsregler skal justeres, så der ikke længere som standard ydes tilskud til kørsel og overnatning i forbindelse med holdkampe. Udgifter i forbindelse med holdkampe kan i en vis udstrækning dækkes af udvalgspuljerne eller bevilges af ”fælleskassen” ved en bestyrelsesbeslutning.

 

4) Fastsættelse af kontingent for 2024-25.

Bestyrelsen drøftede under punkt 3 oplæg til budgettet for 2024-25, og det besluttes, at følgende kontingenter skal fremlægges som beslutningspunkt under punkt 5 til generalforsamlingen.

  • Senior hæves til 1.500 kr.
  • Ungdom spillere uændret til 1.080 kr.
  • 60+ spillere hæves til 750 kr.

Følgende retningslinjer skal fremhæves:

Ved opstart senere på året tilbydes reduceret kontingent.  Denne regel kan ikke kombineres med regel vedr. rateopdeling for ungdomsspillere.  Der er følgende 3 muligheder for reduceret kontingentbetaling:

  • Ved opstart før 1. november = fuldt kontingent
  • Ved opstart efter 1. november = 2/3 kontingent
  • Ved opstart efter 1. marts = 1/3 kontingent

Der er mulighed for rateopdeling for ungdom spillere, som starter i 1. trimester. 50% af kontingentet kan udskydes til ultimo december.

5) Anbefalet løsning til gulv og afklaring af økonomiske resurser

Der arbejdes pt med følgende løsningsmodeller:

  • Model 1:  Reparation inden for eksisterende samlinger
    – kun bord 1(ca.  2x3x4 meter på hver side)
  • Model 2: Udskiftning af fuld gulvbelægning på bord 1+2
  • Model 3: Total udskiftning af gulv for alle 6 borde

Klubben har modtaget tilbud på model 3 og afventer pt tilbud på model 2.  Bestyrelsen er enige om at forkaste model 1, da både sund fornuft og professionel rådgivning siger, at det ikke er en holdbar løsning.

Bestyrelsen godkender egenfinansiering på 20.000–30.000 kr. til projektet. Betina har skrevet til kommunen omkring vores udfordringer med gulvet, og har også efterfølgende været i telefonisk kontakt med kommunen.  Der er desværre pt. ikke udsigt til, at kommunen kan yde tilskud til reparation. Betina vil undersøge mulighed for at søge tilskud via foreningspuljer/fonde.

6)  Status Ungdom

Vi ser fortsat en fin udvikling i medlemstilgangen på ungdomssiden, og der kommer stadig en del på prøvetræning via Motivu.

Bestyrelsen drøfter udfordringer med indmeldelsesprocessen. Det er trænernes ansvar at sikre data på medlemmet samt informere om de rigtige kontingentbeløb. Niels har lavet en oversigt over de forskellige kontingentbeløb, som kan hjælpe træneren med at kommunikere de rigtige beløb. Bemærk, at det er første træningsdag (dato for prøvetræning), som tæller for indmeldelsestidspunkt i forhold til reglen om reduceret kontingent jævnfør punkt 4.

Bestyrelsen beslutter, at vi ikke skal deltage i kommunens tilbud om sommerferie aktiviteter 2024.  På baggrund af erfaringer fra sidste år vurderer vi, at udbyttet langt fra står mål med indsatsen.

7) Status Senior og Motionister

Bestyrelsen aftaler, at Søren og Rasmus G står for planlægning af klubmesterskabet, som bør afvikles i maj 2024. Følgende opgaver indgår i planlægningen.

  • Dato(er)
  • Sikre bestyrelsesbeslutning for budget, gerne baseret på køb hos sponsor
  • Afklare konceptet dvs. hvilke rækker og konditioner
  • Invitation på facebook / ophæng

Bestyrelsen drøfter kandidater til ”Årets HBTK’er 2023” og bliver enige om valget for hhv. senior og ungdom.  På generalforsamlingen vil Betina annoncere og fremlægge begrundelse for valget. Betina sørger for indkøb af trøjer.

Bestyrelsen drøfter divisionshold til næste år, og det besluttes at Rasmus og Rasmus er ansvarlige for følgende opgaver:

  • Sikre bestyrelsesbeslutning for holdtilmelding, herunder konditioner og bdugetramme (holdgebyr, transport, overnatning mv).
  • Alt administration omkring holdet inkl. tilmelding og løsning af licenser
  • Presse / omtale

8) Status 60+

Atter i år var der en god gruppe 60+ spillere afsted til Vejen for at deltage i Landsmesterskaberne. Og som tidligere år, klarede Helsingør sig fantastisk flot! Alle deltagere fra Helsingør kom hjem med medaljer, se opslag på senior facebook siden.

Helsingør Kommunes sociale indsats har hidtil haft træningstid tirsdag formiddag, men har nu anmodet om at flytte træningstiden til tirsdag kl. 13:00 – 15:00. Bestyrelsen beslutter at acceptere anmodningen, da det samtidigt vil frigøre kapacitet til flere 60+ træninger (og dermed sprede belastningen). Betina vil sørge for at opdatere træningstiderne i kalenderen på klubbens hjemmeside.

Niels står for planlægning af klubmesterskabet for 60+ spillere.

9) Status Lokale og Materiale

Som aftalt på tidligere bestyrelsesmøde, så er der nu opsat en plakat med klubbens ordensregler, og den er også publiceret på vores hjemmeside her HUSREGLER i Helsingør Bordtennis Klub – Helsingør BTK (helsingorbordtennis.dk) .

Vi har fortsat ikke fået en dato eller hørt om planen for fjernelse af de gamle radiatorer. Allan vil følge op med kommunen.

10) Næste møde og dagsordenen.

Det planlagte møde den 28. maj aflyses.

11) Evt.

Ingen punkter under evt.