Bestyrelsesmøde tirsdag den 21. marts 2023
Bestyrelsesmøde tirsdag den 21. marts 2023 kl. 19:00 hos Niels.
Deltagere: Betina Bechersdahl, Steen Jørgensen, Nels Furu, Peter Tranto, Søren Afbud fra: Mathiasen Lars Hansen.
Dagsorden og referat
1) Godkendelse af referat fra sidste møde
Referatet blev godkendt uden yderligere bemærkninger
2) Opfølgning på medlemssituationen
Status 60+’er: Der er tilføjet en ekstra træningsmulighed torsdag formiddag, og det ser ud til at blive udnyttet godt. Der er fortsat stigende tilgang af 60+ medlemmer, og derfor vil Niels overveje en ny træningsmodel til næste, så pladsen udnyttes maksimal og man kan tilbyde flest mulige at få medlemskab. Der er pt lukket for nye medlemmer.
Senior: Opslag omkring åben træningsmulighed for senior motionister er blevet delt via hjemmesiden og diverse facebook grupper Link til artikelDer er dukket 4-6 nye spillere op om torsdagen, men ikke på samme tid, så der er stadig et stykke vej til at kunne lykkes med opbygning af et torsdagshold for motionister. Vi har herudover hørt om interesse fra spillere, der har niveau til mandagstræningen og som kunne være interesseret i at spille turnering for Helsingør.
Ungdom: Opslag omkring åben træningsmulighed for Ungdomspillere er blevet delt via hjemmesiden og diverse facebook gruppe Link til artikel. Herudover har Helsingør Dagblad bragt en artikel med interview af klubbens formand, som beskriver situationen for Helsingør Bordtennis ungdomsafdeling. Det ser ud til, at det har hjulpet at udbrede budskabet, da der de sidste 2 uger er kommet en tilgang på 5 nye spillere. Steen vil frem til sommerferien stå for træningen med hjælp fra Lars.
3) Projekt med DGI Tilskud ”Genstart HBTK Ungdom
Projektet er stadig i planlægningsfase, og vi må satse på at finde ressourcer til at drive det videre efter sommerferien. Frem til sommerferien drives projektet af Betina, og følgende opgaver er aftalt:
- Orientering til DIF omkring udførte og planlægte opgaver
- Tilmelding af aktivitet til Kommunens Sommerferie katalog
- Kontakt til ekstern leverandør omkring support på SoMe reklame.
Evt. lancering af reklamekampagne på sociale medier bør først finde sted efter sommerferie.
Formanden efterspurgte en ungdomsansvarlig – Peter påtog sig opgaven midlertidigt og indkalder til møde med ungdomsgruppen – Steen, Søren, Lars og Peter T.
4) Forsikringer
Niels har undersøgt, hvordan vi er dækket i forhold til “ Idrættens Forsikringer”, som vi er omfattet af via vores medlemskab i DGI. Forsikringen dækker alle, der udfører et frivilligt arbejde for foreningen. Men udøvere skal selv tegne en ansvars- og ulykkesforsikring, hvis de vil være dækket.
Bestyrelsen beslutter, at der herudover skal tegnes en såkaldt bestyrelsesforsikring. Behovet for indboforsikring blev også drøftet, men beslutningen er, at vi accepterer risikoen ved ikke at have en indboforsikring, idet vurderingen er, at risikoen ikke står mål med udgiften. Det vurderes, at sandsynligheden for, at uheldet indtræffer er lille, og samtidig er vurderingen, at klubben er i stand til at dække eventuelt tab, eksempelvis i forbindelse med tyveri af bordtennisborde eller ødelagt inventar i forbindelse med brand eller vandskade.
5) Arbejdsopgaver
Punktet udskydes til næste gang.
6) General Forsamling
Dato for General Forsamling fastsættes til 12. juni 2023 kl. 19:00.
Betina opretter en facebook begivenhed og får dermed adviseret medlemmerne i god tid. Den formelle indbydelse skal udsendes senest 22. maj dvs. 3 uger før.
Dagsorden og indbydelse sættes på dagsorden til næste bestyrelsesmøde.
Betina starter på oplæg til ”bestyrelsens beretning”, og beder om input fra Allan til afsnittet omkring lokale, input fra Steen til afsnittet omkring Ungdom samt input fra Niels til afsnittet omkring 60+.
7) Kommunikation
Vi skal alle være bedre til at deltage i e-mail udveksling mellem bestyrelsens medlemmer. Hvis man har spørgsmål, så skal deadline for ”svar udbedes” gøres tydeligt. Niels gjorde opmærksom på, at der behov rettelse til faktuelle oplysninger på hjemmesiden. Betina får kigget på det.
8) Klubmesterskaber
Betina og Steen planlægger Klubmesterskab for Senior spillere. Vi finder en lørdag til at afvikle henholdsvis Double og Single række.
Niels for 60+ klubmesterskaberne, som skal afvikles over 3 dage – opdelt i de grupper A, B og C.
Bestyrelsen godkender præmiebudget til guld, sølv og bronze i alle rækker.
9) Lounge området
Der er kommet nye sofaer, og de gamle sofaer er bordskaffet. Herudover er der opsat reol til tasker og nyt café bord. Den næste opgave er at finde et egnet sofabord samt gøre noget ved udsmykningen.
10) Evt.
Lars Guldberg Hansen er udnævnt som Æresmedlem, og er nu kommet i glas og ramme på væggen. [Link til artikel ] De gamle rammer er i den anledning udskiftet til Guldrammer for begge Æresmedlemmer.